Neues Angebot erstellen
Im Bereich Angebote klicken Sie auf Neues Angebot. Der Ablauf ist ähnlich wie bei Rechnungen:
- Kunde auswählen
- Positionen hinzufügen
- Gültigkeitsdauer festlegen (Standard: 30 Tage)
- Speichern
Wie bei Rechnungen können Sie auch im Angebot Positionsrabatte und einen zusätzlichen Dokumentrabatt erfassen. Ein beim Kunden hinterlegter Stammrabatt wird dabei automatisch vorgeschlagen.
Beim Speichern vergibt HIVE automatisch eine eindeutige, jahresbasierte Angebotsnummer im Format ANG-JAHR-LAUFNUMMER, zum Beispiel ANG-2026-0001.
Das Angebotslayout können Sie separat vom Rechnungslayout gestalten.
Rechtsklick-Aktionen
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Bearbeiten | Öffnet das Angebot zur Bearbeitung |
| Vorschau | Zeigt das PDF im Vorschaufenster |
| PDF exportieren | Speichert als PDF-Datei |
| Per E-Mail senden | Versendet an den Kunden |
| Per WhatsApp senden | Öffnet WhatsApp mit vorbereitetem Text und markiert die PDF im Explorer |
| In Rechnung umwandeln | Erstellt eine Rechnung aus dem Angebot |
| Auftragsbestätigung erstellen | Erzeugt eine formelle AB aus dem Angebot |
| Status ändern | Manueller Statuswechsel |
| Löschen | Entfernt das Angebot |
Angebot in Rechnung umwandeln
Diese zeitsparende Funktion übernimmt alle Daten:
- Rechtsklick auf ein Angebot
- Wählen Sie In Rechnung umwandeln
- Bestätigen Sie die Aktion
Was automatisch passiert:
- Eine neue Rechnung wird mit allen Positionen erstellt
- Kunde, Adresse, MwSt, Rabatte und Positionen werden übernommen
- Eine neue, eindeutige Rechnungsnummer wird vergeben
- Das Angebot wird als Angenommen markiert
Angebots-Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Noch in Bearbeitung, nicht versendet |
| Aktiv | An den Kunden gesendet |
| Angenommen | Kunde hat zugesagt |
| Abgelehnt | Kunde hat abgelehnt |
| Abgelaufen | Gültigkeitsdauer überschritten |
Auftragsbestätigung
Für Geschäftsprozesse, bei denen zwischen Angebot und Rechnung ein formeller Bestätigungsschritt benötigt wird, bietet HIVE die Auftragsbestätigung (AB).
Auftragsbestätigung erstellen:
- Im Angebote-Tab: Rechtsklick auf ein Angebot
- Wählen Sie Auftragsbestätigung erstellen
- Die AB übernimmt alle Daten aus dem Angebot (Kunde, Positionen, Rabatte und Beträge)
- Eine AB-Nummer wird automatisch vergeben (z.B. AB-2026-0001)
- Sie können die AB bearbeiten, als PDF exportieren oder per E-Mail versenden
Auftragsbestätigung in Rechnung umwandeln:
- Im Angebote-Tab: Filtern Sie nach Auftragsbestätigungen im Dokumenttyp-Filter
- Rechtsklick auf die AB → Als Rechnung erstellen
- Alle Positionen und Rabatte werden in eine neue Rechnung übernommen
- Die AB wird als „Angenommen" markiert
Dokumenttyp-Filter:
Im Angebote-Tab können Sie über den Dokumenttyp-Filter gezielt zwischen Angeboten und Auftragsbestätigungen umschalten.
Workflow-Übersicht: Angebot → Auftragsbestätigung → Rechnung
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | AB erstellt, noch nicht versendet |
| Angenommen | Rechnung wurde aus der AB erstellt |
| Storniert | AB wurde manuell storniert |
Pro Angebot kann maximal eine Auftragsbestätigung erstellt werden. Eine AB kann nur gelöscht werden, wenn keine Rechnung damit verknüpft ist.