Das 3-Stufen-System
HIVE bietet ein automatisches Mahnwesen mit konfigurierbaren Stufen:
| Stufe | Bezeichnung | Tage nach Fälligkeit | Standardgebühr |
|---|---|---|---|
| 0 | Zahlungserinnerung | 3 Tage | CHF 0.- |
| 1 | Erste Mahnung | 14 Tage | CHF 10.- |
| 2 | Zweite Mahnung | 30 Tage | CHF 20.- |
| 3 | Letzte Mahnung | 45 Tage | CHF 30.- |
Die Mahngebühren für jede Stufe können Sie individuell anpassen.
Mahngebühren werden immer zusätzlich auf den offenen Rechnungsbetrag aufgeschlagen. Vorhandene Positions- oder Dokumentrabatte der Rechnung bleiben dabei unverändert; die Mahngebühr selbst wird nie rabattiert.
Mahnung erstellen
Im Bereich Mahnungen sehen Sie alle überfälligen Rechnungen. So erstellen Sie eine Mahnung:
- Wählen Sie eine überfällige Rechnung aus
- Klicken Sie auf Mahnung erstellen
- Wählen Sie die passende Mahnstufe
- Erstellen Sie das PDF oder versenden Sie direkt per E-Mail
Beim Erstellen vergibt HIVE automatisch eine eindeutige Mahnungsnummer im Format MA-JAHR-LAUFNUMMER.STUFE, zum Beispiel MA-2026-0015.1. Alle Stufen derselben Rechnung verwenden dieselbe Basisnummer.
Rechtsklick-Aktionen
Bei Rechnungen ohne bestehende Mahnung:
- Mahnung erstellen - Startet den Mahnungsprozess
Bei Rechnungen mit bestehender Mahnung:
- Per E-Mail senden - Versendet die aktuelle Mahnung
- Per WhatsApp senden - Öffnet WhatsApp mit vorbereitetem Text und markiert die PDF im Explorer
- Mahnung anzeigen - Öffnet das Mahnungs-PDF
- Nächste Mahnstufe - Erstellt die nächsthöhere Stufe
Immer verfügbar:
- Zahlung erfassen - Erfasst Eingang und erstellt Buchhaltungseintrag
- Als bezahlt markieren - Schliesst den Vorgang ab