Neue Rechnung erstellen
Wechseln Sie zum Bereich Rechnungen und klicken Sie auf Neue Rechnung. Im Rechnungsdialog:
- Wählen Sie den Kunden aus der Dropdown-Liste
- Fügen Sie Positionen hinzu - manuell oder aus dem Katalog
- Prüfen Sie Netto, MwSt und Gesamtbetrag
- Speichern Sie die Rechnung
Swiss QR-Rechnung
HIVE erstellt automatisch Swiss QR-Rechnungen gemäss dem Schweizer Standard. Beim PDF-Export wird der QR-Code mit allen Zahlungsinformationen generiert. Ihr Kunde kann die Rechnung direkt per Mobile Banking oder am Schalter bezahlen.
Rechtsklick-Aktionen
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Bearbeiten | Öffnet die Rechnung zur Bearbeitung |
| Vorschau | Zeigt das PDF im Vorschaufenster |
| PDF exportieren | Speichert die Rechnung als PDF-Datei |
| eBill/ZUGFeRD | Exportiert im elektronischen Format für E-Banking |
| Per E-Mail senden | Versendet direkt an den Kunden |
| Zahlung erfassen | Öffnet den Zahlungsdialog |
| Status ändern | Manueller Statuswechsel |
| Löschen | Entfernt die Rechnung nach Bestätigung |
Mehrfachauswahl
Wählen Sie mehrere Rechnungen mit Ctrl+Klick aus. Das Kontextmenü bietet dann Sammelaktionen: Alle per E-Mail senden, alle als PDF exportieren oder alle als bezahlt markieren.
Zahlung erfassen
Die Funktion Zahlung erfassen verbindet Rechnungswesen und Buchhaltung:
- Rechtsklick auf eine Rechnung, dann Zahlung erfassen
- Der Dialog zeigt Rechnungsbetrag und offenen Restbetrag
- Geben Sie den Zahlungsbetrag und das Datum ein
- Wählen Sie eine Buchhaltungskategorie
- Klicken Sie auf Zahlung buchen
Was automatisch passiert:
- Die Rechnung wird als bezahlt oder teilbezahlt markiert
- Ein Buchhaltungseintrag (Einnahme) wird automatisch erstellt
- Bei Teilzahlungen können Sie weitere Zahlungen erfassen
Farbcodierung verstehen
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| 🟢 Grün | Vollständig bezahlt |
| 🟡 Gelb | Offen, Fälligkeit noch nicht erreicht |
| 🟠 Orange | Heute fällig oder teilweise bezahlt |
| 🔴 Rot | Überfällig - Mahnung empfohlen |
Wiederkehrende Rechnungen
Für regelmässige Abrechnungen (Abonnements, Mieten, Wartungsverträge) können Sie wiederkehrende Rechnungen einrichten:
- Rechnung öffnen per Rechtsklick → Wiederkehrend machen
- Intervall wählen (monatlich, quartalsweise, jährlich)
- Start- und optional Enddatum definieren
- Rechnungen werden automatisch zum nächsten Fälligkeitsdatum erstellt
Schnellrechnung
Mit der Schnellrechnung erstellen Sie in nur 3 Klicks eine einfache Rechnung:
- Klicken Sie auf Schnellrechnung
- Wählen Sie Kunde, Betrag und Beschreibung
- Klicken Sie auf Erstellen & PDF
eBill / ZUGFeRD-Export
Für den elektronischen Rechnungsversand unterstützt HIVE den eBill/ZUGFeRD-Standard. Rechtsklick auf eine Rechnung → eBill/ZUGFeRD exportiert im XML-Format für Schweizer Banken und E-Banking-Lösungen.