5. Rechnungen

Neue Rechnung erstellen

Wechseln Sie zum Bereich Rechnungen und klicken Sie auf Neue Rechnung. Im Rechnungsdialog:

1. Wählen Sie den Kunden aus der Dropdown-Liste
2. Fügen Sie Positionen hinzu - manuell oder aus dem Katalog
3. Prüfen Sie Netto, MwSt und Gesamtbetrag
4. Speichern Sie die Rechnung

Im fokussierten Einstieg ist dies der zweite Kernschritt. Sobald die erste Rechnung gespeichert ist, verweist die Erste-Schritte-Karte auf die Zahlungserfassung.

Rabatte erfassen Sie direkt im Dialog:

• Positionsrabatte je Zeile als Prozent oder fixer Betrag
• einen zusätzlichen Dokumentrabatt für die gesamte Rechnung
• die automatische Übernahme des Stammrabatts aus dem Kundenstamm als Vorschlag

Der Summenblock zeigt Positionsrabatt, Zwischensumme, Dokumentrabatt, MwSt-Betrag und Gesamtsumme getrennt an. PDF-Export und eBill/ZUGFeRD verwenden dieselben Endbeträge.

Beim Speichern vergibt HIVE automatisch eine eindeutige, jahresbasierte Rechnungsnummer im Format RE-JAHR-LAUFNUMMER, zum Beispiel RE-2026-0001. Gutschriften verwenden denselben Mechanismus mit GS als Präfix.

Rechnungslayout, Logo-Position und Fusstext können Sie individuell anpassen.

Swiss QR-Rechnung

HIVE erstellt automatisch Swiss QR-Rechnungen gemäss dem Schweizer Standard. Beim PDF-Export wird der QR-Code mit allen Zahlungsinformationen generiert. Ihr Kunde kann die Rechnung direkt per Mobile Banking oder am Schalter bezahlen.

Für korrekte QR-Rechnungen müssen IBAN und QR-IBAN hinterlegt sein.

Rechtsklick-Aktionen

Versand per WhatsApp

Für den kostenlosen WhatsApp-Versand hinterlegen Sie beim Kunden eine WhatsApp-Nummer. Per Rechtsklick auf Rechnung, Angebot oder Mahnung können Sie dann Per WhatsApp senden wählen. HIVE öffnet den Chat mit vorbereitetem Text und markiert die erzeugte PDF-Datei im Explorer, damit Sie sie direkt in WhatsApp anhängen können.

Mehrfachauswahl

Wählen Sie mehrere Rechnungen mit Ctrl+Klick aus. Das Kontextmenü bietet dann Sammelaktionen: Alle per E-Mail senden, alle als PDF exportieren oder alle als bezahlt markieren.

Zahlung erfassen

Die Funktion Zahlung erfassen verbindet Rechnungswesen und Buchhaltung:

1. Rechtsklick auf eine Rechnung, dann Zahlung erfassen
2. Der Dialog zeigt Rechnungsbetrag und offenen Restbetrag
3. Geben Sie den Zahlungsbetrag und das Datum ein
4. Wählen Sie eine Buchhaltungskategorie
5. Klicken Sie auf Zahlung buchen

Was automatisch passiert:

• Die Rechnung wird als bezahlt oder teilbezahlt markiert
• Ein Buchhaltungseintrag (Einnahme) wird automatisch erstellt
• Bei Teilzahlungen können Sie weitere Zahlungen erfassen

Die Buchhaltungskategorien können Sie selbst verwalten und erweitern.

Farbcodierung verstehen

Wiederkehrende Rechnungen

Für regelmässig wiederkehrende Leistungen (z.B. Abonnements, Wartungsverträge, Mieten) können Sie automatische Rechnungsvorlagen einrichten.

Neue wiederkehrende Rechnung erstellen:

1. Wechseln Sie zum Bereich Rechnungen
2. Klicken Sie auf Wiederkehrend im Header
3. Im Übersichtsdialog klicken Sie auf Neue wiederkehrende Rechnung
4. Wählen Sie den Kunden und fügen Sie Positionen hinzu
5. Stellen Sie das Intervall ein (wöchentlich, monatlich, quartalweise, halbjährlich oder jährlich)
6. Legen Sie das Startdatum und optional ein Enddatum fest
7. Aktivieren Sie optional Automatisch senden für den direkten E-Mail-Versand

Verwaltung:

Automatische Erstellung: Beim Öffnen der Anwendung prüft HIVE automatisch, ob fällige wiederkehrende Rechnungen erstellt werden müssen. Sie werden über neu erstellte Rechnungen benachrichtigt.

Wenn eine wiederkehrende Vorlage Rabatte enthält, werden diese bei jeder erzeugten Rechnung unverändert übernommen.

Sie können wiederkehrende Vorlagen jederzeit deaktivieren und später wieder aktivieren.

Schnellrechnung

Mit der Schnellrechnung erstellen Sie in nur wenigen Klicks eine einfache Rechnung:

1. Öffnen Sie die Schnellsuche mit Ctrl+K oder nutzen Sie den Menü-Eintrag
2. Wählen Sie einen bestehenden Kunden aus der Dropdown-Liste
3. Aktivieren Sie die gewünschten Favoritenpositionen und passen Sie bei Bedarf die Menge an
4. Prüfen Sie die automatisch berechnete Gesamtsumme. Ein hinterlegter Stammrabatt des Kunden wird sofort übernommen und unter der Kundenauswahl angezeigt
5. Klicken Sie auf Rechnung erstellen

Die Rechnung wird sofort gespeichert und kann danach wie gewohnt als PDF exportiert oder per E-Mail versendet werden.

eBill und ZUGFeRD

HIVE unterstützt den Export von Rechnungen im elektronischen Format:

• eBill: Schweizer Standard für elektronische Rechnungen. Ihre Kunden erhalten die Rechnung direkt im E-Banking und können sie mit einem Klick bezahlen.
• ZUGFeRD: Europäischer Standard für hybride Rechnungen. Die PDF-Datei enthält eingebettete XML-Daten, die von Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden können.

Beide Formate sind über das Kontextmenü (Rechtsklick) bei jeder Rechnung verfügbar.

Gutschrift (Stornorechnung)

Wenn Sie Leistungen rückgängig machen oder Teile einer Rechnung stornieren möchten, erstellen Sie eine Gutschrift.

So erstellen Sie eine Gutschrift:

1. Im Rechnungen-Tab: Rechtsklick auf die Original-Rechnung
2. Wählen Sie Gutschrift erstellen
3. Im Dialog sehen Sie alle Positionen der Original-Rechnung mit Checkboxen
4. Markieren Sie die Positionen, die gutgeschrieben werden sollen
5. Bei Bedarf passen Sie die Menge an (Spalte „Gutschrift-Menge") für Teilgutschriften
6. Prüfen Sie den angezeigten Gutschriftbetrag (negativ, z.B. − CHF 125.50)
7. Klicken Sie auf Erstellen und bestätigen Sie

Was automatisch passiert:

• Eine neue Rechnung vom Typ „Gutschrift" wird erstellt (z.B. GS-2026-0001)
• Alle Mengen werden als Negativbeträge gespeichert
• Die Original-Rechnung bleibt unverändert
• Ein Buchhaltungseintrag wird automatisch generiert

Teilgutschriften:

Sie können die gleiche Rechnung mehrmals teilweise gutschreiben. Bereits gutgeschriebene Mengen werden automatisch berücksichtigt — Sie können nur die verbleibende Menge gutschreiben.

Beispiel: Rechnung über 5 Stühle à CHF 50 (Total CHF 250). Der Kunde gibt 2 Stühle zurück. Sie erstellen eine Gutschrift über 2 Stühle = − CHF 100. Später gibt er noch 1 Stuhl zurück — dann können Sie eine weitere Gutschrift über maximal 3 Stühle erstellen.

Gutschriften erscheinen im Rechnungen-Tab und können über den Filter „Gutschriften" gezielt angezeigt werden. Sie können wie normale Rechnungen als PDF exportiert und versendet werden.

Ratenzahlung

Teilen Sie offene Rechnungsbeträge in 2–12 monatliche Raten auf — ideal für grössere Aufträge oder zur Kundenbindung.

Neuen Ratenplan erstellen:

1. Im Rechnungen-Tab: Rechtsklick auf eine offene Rechnung
2. Wählen Sie Ratenplan erstellen
3. Konfigurieren Sie den Plan:

• Anzahl Raten (2–12, Standard: 3)
• Erste Rate fällig am (Datum wählen)

1. Die Vorschau-Tabelle zeigt automatisch alle Raten mit Betrag und Fälligkeitsdatum
2. Optional: Notiz hinzufügen
3. Klicken Sie auf Erstellen

Was automatisch passiert:

• Die Raten werden gleichmässig verteilt (z.B. CHF 333.33 + 333.33 + 333.34)
• Die letzte Rate enthält gegebenenfalls eine Rundungskorrektur
• Jede Rate hat ein monatliches Fälligkeitsdatum

Ratenplan verwalten:

1. Rechtsklick auf die Rechnung → Ratenplan anzeigen
2. Der Übersichts-Dialog zeigt:

• Gesamtbetrag, bereits bezahlt, offen und Fortschritt in Prozent
• Tabelle aller Raten mit Status und Farbcodierung

1. Farben: Grün = bezahlt, Gelb = offen, Orange = überfällig, Grau = storniert
2. Klicken Sie auf Rate bezahlen für die nächste fällige Rate
3. Bei Bedarf können Sie den gesamten Ratenplan über Stornieren abbrechen

Beispiel: Kundenrechnung über CHF 600, Ratenplan mit 3 Raten:

• Rate 1/3: Fällig 15.01.2026, CHF 200
• Rate 2/3: Fällig 15.02.2026, CHF 200
• Rate 3/3: Fällig 15.03.2026, CHF 200

Ein Ratenplan kann nur für Rechnungen erstellt werden, die noch nicht vollständig bezahlt oder storniert sind.