Die folgenden Module können unter Einstellungen → Module einzeln aktiviert oder deaktiviert werden.
Aufträge-Modul (Aufträge & Projekte)
Optional für Betriebe, die Aufträge und Projekte verwalten — vom Kleinauftrag bis zur Grossbaustelle. Beim Erstellen wählen Sie den Typ; jeder Typ hat einen eigenen Nummernkreis:
- Projekt (P-): Klassisches Projekt mit Budget, Zeitraum und Projektadresse
- Auftrag (A-): Schlanker Kleinauftrag mit Datum und Fälligkeit — ohne Budgetfeld
- Werkstattauftrag (WA-): Auftrag mit Fahrzeug-Verknüpfung (erfordert aktives Fahrzeuge-Modul). Beim Verrechnen entsteht automatisch ein Eintrag in der Service-Historie des Fahrzeugs, verknüpft mit der Rechnung
Gemeinsam für alle Typen:
- Arbeitsrapporte mit Material pro Eintrag und Mitarbeiter
- Verrechnen: Offene Rapporte und Material werden in eine vorbefüllte Rechnung übernommen
- Status passend zum Typ: Projekte (Aktiv/Pausiert/Abgeschlossen/Abgebrochen), Aufträge (Offen/Wartet/Erledigt/Abgebrochen)
- Typ-Filter und Suche (auch nach Kennzeichen) in der Übersicht
Fahrzeuge-Modul
Optional für Betriebe mit Fahrzeugbezug:
- Fahrzeugverwaltung (Kennzeichen, VIN, Halter)
- Vollständige Service-Historie pro Fahrzeug
- MFK/TÜV-Überwachung mit automatisch berechnetem nächstem Prüftermin
#### Rechnung aus der Service-Historie
In der Service-Historie eines Fahrzeugs können nicht verrechnete Einträge direkt in eine Rechnung übernommen werden:
- Fahrzeug öffnen → Service-Historie → gewünschte Einträge markieren (ohne Auswahl werden alle offenen Einträge übernommen)
- Rechnung erstellen klicken — der Rechnungsdialog öffnet sich vorbefüllt (eine Position pro Service-Eintrag, Kunde des Fahrzeugs, Standard-MwSt)
- Nach dem Speichern wird die Rechnungsnummer bei den Einträgen angezeigt; bereits verrechnete Einträge werden nicht doppelt übernommen
#### Service-Historie als PDF exportieren
Über PDF exportieren in der Service-Historie lässt sich die komplette Historie eines Fahrzeugs als PDF ausgeben — z. B. für den Kunden beim Fahrzeugverkauf oder als Werkstattnachweis. Das PDF enthält Kennzeichen, Marke/Modell und Halter sowie alle Einträge (Datum, Service-Typ, KM-Stand, Beschreibung, Kosten, verknüpfte Rechnung) mit Kostensumme.
#### Eingelagerte Reifen in der Fahrzeugakte
Ist das Reifenlager-Modul aktiv, zeigt die Fahrzeugakte die mit dem Fahrzeug verknüpften Reifensätze (Dimension, Typ, Lagerort, Ein-/Auslagerungsdatum) direkt im Fahrzeug-Dialog an.
Reifenlager-Modul
Optional für saisonale Reifengeschäfte:
- Reifenlager mit Ein- und Auslagerung
- Saisonale Reifenwechsel-Planung
- Echte Fahrzeug-Verknüpfung: Beim Erfassen wird das Fahrzeug aus den Fahrzeugen des gewählten Kunden ausgewählt und fest verknüpft (Freitext bleibt für Altbestände möglich)
- Profiltiefe: Optionales Feld pro Reifensatz (Minimum der vier Reifen in mm). Die Tabelle warnt farblich: Rot unter 1.6 mm (gesetzliches Minimum), Orange unter 4.0 mm (Winter-Empfehlung)
#### Etikett mit QR-Code drucken
Für jeden Reifensatz lässt sich über das Kontextmenü (Etikett drucken) ein Einlagerungs-Etikett im A6-Format erzeugen: Lagerort gross, Kunde, Fahrzeug, Dimension, DOT, Profiltiefe, Einlagerungsdatum und ein QR-Code. Der QR-Code enthält hive:reifen: — wird er mit einem USB-Scanner ins Suchfeld gescannt, springt die Tabelle direkt zum passenden Reifensatz.
#### Reifenwechsel-Erinnerung
Über Kunden erinnern im Reifenlager-Tab lassen sich Kunden mit aktuell eingelagerten Reifen per E-Mail an den saisonalen Wechsel erinnern:
- Die Liste zeigt alle Kunden mit eingelagerten Reifen inkl. E-Mail-Adresse; Kunden ohne E-Mail sind markiert
- Betreff und Nachricht sind vorbefüllt und frei anpassbar (Platzhalter
{kunde_name}und{firma}werden ersetzt) - Der Versand erfolgt erst nach Klick auf Erinnerungen senden — es gibt bewusst keinen automatischen Versand
- Optional legt HIVE eine Kalender-Notiz zum Nachfassen an
Zeiterfassung-Modul
Optional für Betriebe, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen und abrechnen möchten. Das Modul kann unter Einstellungen → Module aktiviert werden.
#### Mitarbeiter-Verwaltung
Im Tab Zeiterfassung verwalten Sie Ihre Mitarbeiter:
- Stammdaten: Personalnummer (automatisch generiert), Vorname, Nachname, Position, Abteilung
- Kontakt: E-Mail, Telefon
- Arbeitszeitmodell: Pensum in % und Sollstunden pro Woche — beide Felder sind gekoppelt: Ändern Sie das Pensum, berechnet HIVE die Sollstunden automatisch, und umgekehrt. 100 % entsprechen dem Vollzeitpensum aus Einstellungen → Zeiterfassung (Voreinstellung: 42 h/Woche); gespeichert werden die Sollstunden. Dazu der Stundensatz für die Abrechnung
- Ferienanspruch: Ferientage pro Jahr pro Mitarbeiter — bleibt das Feld auf „Standard", gilt der Firmen-Standard aus Einstellungen → Zeiterfassung (Voreinstellung: 25 Tage)
- Status: Aktiv/Inaktiv/Ausgetreten — inaktive und ausgetretene Mitarbeiter erscheinen nicht in den Auswahllisten für neue Zeiteinträge und Abwesenheiten. Der Monatsrapport-Picker unter Berichte zeigt hingegen alle Mitarbeiter (auch ausgetretene), damit historische Rapporte weiterhin möglich sind.
- Notizen: Zusätzliche Informationen zum Mitarbeiter
Die Mitarbeiter-Tabelle zeigt das Pensum als eigene Spalte (in ganzen Prozent) direkt vor den Sollstunden pro Woche.
#### Zeiteinträge
Zeiteinträge dokumentieren die täglichen Arbeitsstunden pro Mitarbeiter:
- Datum und Zeiten: Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pause (in Minuten)
- Zuordnung: Optional einem Kunden und/oder Projekt zuweisen
- Tätigkeit: Beschreibung der durchgeführten Arbeit
- Automatische Berechnung: Nettoarbeitszeit wird automatisch aus Beginn, Ende und Pause berechnet
- Statusfilter: Die Liste lässt sich nach Status filtern (Erfasst/Genehmigt/Abgerechnet)
- Genehmigen per Rechtsklick: Zeiteinträge mit Status „Erfasst" können direkt über das Kontextmenü genehmigt werden — auch mehrere markierte Einträge auf einmal
- Duplizieren: Erstellt über das Kontextmenü eine Kopie eines Eintrags mit dem heutigen Datum (Status „Erfasst")
- Excel-Export: Die aktuell gefilterte Liste kann als Excel-Datei exportiert werden
Tipp: Beim Erfassen eines neuen Zeiteintrags werden Beginn/Ende und Pause mit Standardwerten vorausgefüllt.
Web-App: In der HIVE Web-App zeigen und akzeptieren alle Datumsfelder der Zeiterfassung das Format TT.MM.JJJJ — unabhängig von der Browser-Sprache.
#### Abwesenheiten
Abwesenheiten erfassen Ferien, Krankheit, Unfall und weitere Abwesenheitsgründe:
- Typen: Ferien, Krankheit, Unfall, Militär/Zivildienst, Weiterbildung, Unbezahlter Urlaub, Sonstiges
- Zeitraum: Von-Datum und Bis-Datum (mehrtägig möglich)
- Halber Tag: Option für halbtägige Abwesenheiten
- Genehmigung: Abwesenheiten können als genehmigt markiert werden — auch direkt per Rechtsklick über das Kontextmenü (mehrere markierte auf einmal)
- Überlappungswarnung: Beim Speichern warnt HIVE, wenn sich der Zeitraum mit einer bestehenden Abwesenheit desselben Mitarbeiters überschneidet
- Kalender-Integration: Abwesenheiten werden im Auftragskalender als farbige Markierungen angezeigt (sofern Kalender-Tab sichtbar)
#### Stunden-Abrechnung
Der Stunden-Abrechnungsdialog ermöglicht die direkte Rechnungserstellung aus erfassten Arbeitszeiten:
- Filteroptionen: Zeitraum (Von/Bis), Mitarbeiter
- Übersicht: Ausgewählte Einträge, Gesamtstunden, Gesamtbetrag
- Tabellarische Auswertung: Alle genehmigten, abrechenbaren Zeiteinträge mit Datum, Mitarbeiter, Tätigkeit, Stunden, Kunde, Projekt und Stundensatz
- Direkte Rechnungserstellung: Ausgewählte Zeiteinträge werden direkt in eine vorausgefüllte Rechnung umgewandelt
- Status-Workflow: Einträge werden automatisch als „Abgerechnet“ markiert
#### Soll/Ist-Bericht & Monatsrapport
Im Berichte-Tab erscheint bei aktivem Zeiterfassungs-Modul die Kategorie Personal mit dem Bericht Zeiterfassung:
- Soll/Ist-Vergleich: Pro Mitarbeiter und Monat werden Ist-Stunden, Soll-Stunden und der Überstundensaldo berechnet. Das Soll ergibt sich aus den Sollstunden pro Woche (÷ 5 pro Arbeitstag Mo–Fr); genehmigte Abwesenheiten reduzieren das Soll entsprechend
- Feriensaldo: Anspruch (individuell oder Firmen-Standard), bezogene Ferientage (genehmigte Ferien-Abwesenheiten im Jahr) und Restanspruch
- Monatsrapport-PDF: Pro Mitarbeiter und Monat — alle Zeiteinträge mit Tageszeilen, Summen, Soll/Ist-Zusammenfassung, Abwesenheiten und Unterschriftszeilen (geeignet als Arbeitszeit-Dokumentation nach Arbeitsgesetz)
- Exporte: Die Auswertung lässt sich als PDF und Excel exportieren
#### Integration mit anderen Modulen
Das Zeiterfassungs-Modul ist nahtlos in die Anwendung integriert:
- Berichte: Soll/Ist-Auswertung, Feriensaldo und Monatsrapport im Berichte-Tab (Kategorie Personal)
- Dashboard: Zeiterfassungs-KPIs (aktive Mitarbeiter, Wochenstunden, Abwesenheiten heute) werden auf dem Dashboard als Karten angezeigt
- Aufträge: In der Auftrags-/Projektübersicht wird eine Spalte „Stunden" mit den geleisteten Stunden pro Eintrag angezeigt
- Rapporte: Bei der Rapporterstellung kann der Mitarbeiter aus der Zeiterfassungs-Mitarbeiterliste gewählt werden (Dropdown statt Freitextfeld)
- Kalender: Abwesenheiten werden als farbige Markierungen im Auftragskalender dargestellt
- Globale Suche: Mitarbeiter aus der Zeiterfassung erscheinen in den Suchergebnissen (Ctrl+K)
Die optionalen Erweiterungen können Sie unter Einstellungen → Module einzeln aktivieren.