12. Einstellungen

Die Einstellungen gliedern sich in acht Hauptbereiche mit jeweiligen Unterpunkten.

Allgemein

Sprache

Wählen Sie zwischen Deutsch, English und Francais. Die Änderung wird sofort wirksam und betrifft alle Menüs, Dialoge und Meldungen.

Automatische Updates

Wenn aktiviert, prüft die Anwendung beim Start auf neue Versionen. Sie werden benachrichtigt, sobald ein Update verfügbar ist, und können selbst entscheiden, ob Sie es installieren möchten.

Nutzungsstatistiken

Optional können Sie anonyme Nutzungsstatistiken an INAT Solutions senden, um die Software zu verbessern. Es werden keine persönlichen Daten, Kundendaten oder Rechnungsinhalte übertragen. Der Toggle befindet sich im Abschnitt Updates.

Erscheinungsbild

Wechseln Sie zwischen hellem und dunklem Design über das Sonne/Mond-Icon in der Titelleiste (oben rechts). Das dunkle Design schont die Augen bei längerer Arbeit und ist ideal für Arbeitsumgebungen mit wenig Umgebungslicht. Das Theme wechselt sofort ohne Neustart.

Hilfe und Einführung

Hier können Sie den Einrichtungsassistenten erneut starten, die Neuigkeiten der aktuellen Version anzeigen lassen, das Hilfe-Glossar öffnen oder die Tastenkürzel-Übersicht anzeigen. Das Hilfe-Glossar erreichen Sie auch kontextsensitiv mit F1; die Tastenkürzel-Übersicht ist zusätzlich über Ctrl+/ verfügbar.

Beim erneuten Start des Einrichtungsassistenten können Sie auch das Startprofil wechseln. Das Profil aktualisiert die sichtbaren Zusatzmodule und den fokussierten Einstieg sofort.

Solange der fokussierte Start nicht abgeschlossen ist, bleibt auf dem Dashboard die Karte Erste Schritte sichtbar. Der vierte Schritt führt von dort direkt zum Backup-Dialog oder alternativ per Tastenkürzel Ctrl+B.

Firma

Stammdaten

Alle Informationen, die auf Ihren Geschäftsdokumenten erscheinen:

Mehrwertsteuer

Konfigurieren Sie Ihre MwSt-Einstellungen:

• Checkbox für MwSt-Pflicht aktivieren
• Standard-Satz festlegen (Schweiz: 8.1%)
• Reduzierter Satz definieren (Schweiz: 2.6%)
• Sondersatz aktivieren falls benötigt (z.B. 3.8% für Beherbergung)

Die Sätze werden bei Rechnungen und im Katalog als Auswahl angeboten.

Rechnungen

QR-Zahlungsdaten

Für korrekte Swiss QR-Rechnungen benötigen Sie:

Layout-Anpassungen

Öffnen Sie Einstellungen → Rechnungslayout anpassen. Der Dialog ist in drei Tabs gegliedert: Design, Texte und Logo.

Design

• Stilvorlage aus mehreren Vorlagen wählen (verschiedene Farb- und Schriftkombinationen)
• Schriftart über das Dropdown „Schriftart" wählen — jeder Eintrag wird in der tatsächlichen Schrift gerendert, sodass Sie Helvetica-, Times- und Courier-Varianten direkt vergleichen können
• Akzentfarbe per Swatch aus den vorgeschlagenen Paletten wählen oder über + Eigene Farbe einen Farbwähler öffnen (Hex, HSV, Palette) für eine individuelle Farbe
• Primärfarbe für Überschriften definieren

Texte

• Kopf- und Fusszeilen-Text hinterlegen
• Standard-Zahlungskonditionen festlegen
• Weitere Rechnungstexte und Microcopy anpassen

Logo

• Anchor-Grid (3×3): Mit einem Klick platzieren Sie das Logo an einer der neun Standardpositionen (oben-links, oben-mitte, oben-rechts, Mitte-links, …, unten-rechts). Das Logo springt mit einer sanften Snap-Animation an die gewählte Ecke.
• Drag-und-Drop in der Vorschau: Klicken Sie das Logo direkt in der Vorschau an, ziehen Sie es an die gewünschte Stelle und lassen Sie los. Während des Ziehens wird eine dezente Ghost-Kontur als Platzhalter angezeigt.
• Erweitert (aufklappbar): Unter „Erweitert" finden Sie Schieberegler und Eingabefelder für millimetergenaue Feinjustage von X-/Y-Offset sowie Logo-Grösse — ideal für Tastatur-Navigation und exakte Werte.

Speichern und Verwerfen

• Speichern bestätigt die Änderung mit einem kurzen Häkchen-Feedback direkt am Button (keine Popup-Meldung mehr).
• Änderungen verwerfen setzt alle Werte auf den zuletzt gespeicherten Stand zurück — nach einer Bestätigungsabfrage, damit nichts versehentlich verloren geht.

Angebote

Layout-Anpassungen

Das Angebotslayout nutzt denselben Editor wie das Rechnungslayout — zu finden unter Einstellungen → Angebotslayout anpassen. Auch hier gliedert sich der Dialog in Design, Texte und Logo mit Anchor-Grid, Drag-und-Drop-Vorschau, Schriftart-Dropdown mit Vorschau direkt im Dokument, individueller Farbauswahl und einem „Erweitert"-Bereich für millimetergenaue Feinjustage. Das Speichern bestätigt ebenfalls per Häkchen-Feedback, „Änderungen verwerfen" wird vor der Ausführung bestätigt.

Zusätzlich für Angebote:

• Standard-Gültigkeitsdauer in Tagen
• Fusstext mit Ihren Angebotsbedingungen

Mahnwesen

Gebühren konfigurieren

Passen Sie die Mahngebühren für jede Stufe an Ihre Bedürfnisse an:

Zusätzlich können Sie die Mahntexte für jede Stufe individuell formulieren.

Diese Gebühren werden bei einer Mahnung zusätzlich zum offenen Rechnungsbetrag berechnet und nicht in bestehende Positions- oder Dokumentrabatte einbezogen.

Katalog

Verwaltung

Hier verwalten Sie die Struktur Ihres Leistungskatalogs:

• Kategorien erstellen, umbenennen und löschen
• Standard-MwSt-Satz für neue Einträge festlegen
• Katalogdaten als CSV importieren oder exportieren

Buchhaltung

Kategorien verwalten

Organisieren Sie Ihre Buchhaltung mit eigenen Kategorien:

Einnahmen-Kategorien: Warenverkauf, Dienstleistungen, Provisionen, Sonstige Einnahmen

Ausgaben-Kategorien: Material, Personalkosten, Miete, Versicherungen, Fahrzeugkosten, Büromaterial, Marketing, Bankgebühren, Sonstige Ausgaben

Sie können Kategorien hinzufügen, bearbeiten oder löschen (sofern keine Buchungen zugeordnet sind).

Belege exportieren

Exportieren Sie alle Belege eines gewählten Zeitraums als ZIP-Archiv. Ideal für den Treuhänder oder die Steuererklärung.

System

Benutzerverwaltung

Verwalten Sie die Zugänge zur Anwendung:

• Neue Benutzer anlegen mit eigenem Passwort
• Bestehende Passwörter ändern
• Benutzerkonten deaktivieren oder löschen

Benutzer deaktivieren / aktivieren

Um einem Benutzer den Zugang zur Anwendung vorübergehend zu sperren, ohne das Konto zu löschen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzerverwaltung
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Benutzer
3. Wählen Sie „Deaktivieren" aus dem Kontextmenü

Der Benutzer kann sich nach der Deaktivierung nicht mehr anmelden. Das Konto und alle zugehörigen Daten bleiben vollständig erhalten. Um den Zugang wieder zu ermöglichen, wiederholen Sie den Vorgang und wählen Sie „Aktivieren".

Hinweis: Sie können Ihr eigenes Konto nicht deaktivieren. Deaktivierte Benutzer erhalten beim Anmeldeversuch keine spezifische Fehlermeldung — dies ist eine Sicherheitsmassnahme gegen Kontoaufzählung.

Passwort zurücksetzen

Falls ein Benutzer sein Passwort vergessen hat, steht im Anmeldedialog der Link „Passwort vergessen?“ zur Verfügung. Der Prozess läuft in drei Schritten ab:

1. Benutzernamen eingeben — Geben Sie den Benutzernamen des Kontos ein.
2. Code bestätigen — Ein 6-stelliger numerischer Code wird an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Benutzers versandt. Der Code ist 15 Minuten gültig. Nach 5 Fehlversuchen wird der Vorgang für 15 Minuten gesperrt.
3. Neues Passwort setzen — Geben Sie ein neues Passwort mit mindestens 8 Zeichen ein und bestätigen Sie es.

Voraussetzungen: Der Benutzer muss eine gültige E-Mail-Adresse im Profil hinterlegt haben. Der Reset-Code wird über den zentralen HIVE-Dienst versendet; eine lokale SMTP- oder Outlook-Konfiguration ist dafür nicht erforderlich.

Sitzungs-Timeout: Nach 30 Minuten ohne Maus- oder Tastaturaktivität beendet HIVE die aktuelle Sitzung aus Sicherheitsgründen und zeigt wieder den Anmeldedialog an. Offene Dialoge werden dabei geschlossen.

Optionale Module

Aktivieren oder deaktivieren Sie optionale Funktionsbereiche:

• Projekte-Modul für Projektverwaltung und Rapporte
• Fahrzeuge-Modul für Fahrzeugverwaltung
• Reifenlager-Modul für Ein-/Auslagerung und Saisonplanung
• Zeiterfassungs-Modul für Arbeitszeiterfassung und Stunden-Abrechnung

Nach Aktivierung erscheinen die neuen Bereiche in der Navigation.

Kalender-Integration

Verbinden Sie Ihr Microsoft-Konto für die Outlook-Synchronisation. Termine werden bidirektional abgeglichen.

E-Mail-Versand (SMTP)

Für den direkten E-Mail-Versand ohne Outlook konfigurieren Sie:

E-Mail-Vorlagen

Erstellen Sie wiederverwendbare Vorlagen für:

• Rechnungsversand
• Angebotsversand
• Mahnungen jeder Stufe

Verfügbare Platzhalter: {kunde}, {anrede}, {rechnung_nr}, {betrag}, {faellig_am}

Datenbank

Wählen Sie zwischen zwei Modi:

• Lokal (SQLite): Alle Daten auf diesem Computer, kein Internet nötig
• Cloud (PostgreSQL): Daten auf Server synchronisiert, Zugriff von mehreren Geräten

Datenbank-Synchronisation

Im Cloud-Modus können Sie Ihre lokale Datenbank mit dem Server synchronisieren. Der Synchronisations-Dialog zeigt den aktuellen Status, letzte Synchronisierungszeit und eventuelle Konflikte. Die Synchronisation kann manuell ausgelöst oder automatisch im Hintergrund ausgeführt werden.

Datenbank-Verschlüsselung

HIVE verschlüsselt Ihre lokale SQLite-Datenbank automatisch mit AES-256-GCM. Der Verschlüsselungsschlüssel wird über Windows DPAPI geschützt und ist an Ihr Windows-Benutzerkonto gebunden. Das bedeutet:

• Ihre Daten sind auf der Festplatte verschlüsselt
• Nur Ihr Windows-Konto kann die Daten entschlüsseln
• Bei einem Gerätewechsel müssen Sie ein Backup verwenden

Die Verschlüsselung erfolgt transparent im Hintergrund und erfordert keine manuelle Konfiguration.

Datensicherung

Schützen Sie Ihre Daten:

• Manuelles Backup auf Knopfdruck erstellen
• Backup-Speicherort festlegen (lokaler Ordner oder Netzlaufwerk)
• Backup aus Datei wiederherstellen
• Automatische Erinnerung konfigurieren (wöchentlich empfohlen)

Hinweis für Cloud-Modus: Das Backup sichert ausschliesslich Ihre lokale Datenbank-Kopie. Stellen Sie sicher, dass die Synchronisation mit dem Server aktuell ist, bevor Sie einen Restore durchführen.

Datenimport

Übernehmen Sie Daten aus anderen Systemen:

• Kunden aus CSV-Datei importieren
• Katalogeinträge importieren
• Buchhaltungsdaten übernehmen

Ein Assistent führt Sie durch die Spaltenzuordnung.

Daten zurücksetzen

Bei Bedarf können Sie Bereiche gezielt leeren:

• Alle Rechnungen löschen
• Alle Angebote löschen
• Buchhaltung zurücksetzen
• Kompletten Datenbestand zurücksetzen

Jede Aktion erfordert eine doppelte Bestätigung zum Schutz vor versehentlichem Datenverlust.

Änderungsprotokoll

Unter Einstellungen → Änderungsprotokoll finden Sie ein vollständiges Protokoll aller Datenänderungen in der Anwendung. Dies dient der Nachvollziehbarkeit und Compliance-Anforderungen.

Verfügbare Filteroptionen:

Die Tabelle zeigt pro Eintrag: Zeitpunkt, Benutzer, Typ, ID, Aktion und eine Beschreibung der Änderung. Jeweils 100 Einträge werden pro Seite angezeigt; mit den Navigationstasten kann geblättert werden.

Export und Archivierung:

• CSV-Export — Exportiert die gefilterte Ansicht als CSV-Datei.
• Archiv anzeigen — Wechselt zur Ansicht der archivierten Einträge (älter als 10 Jahre).
• Jetzt archivieren — Verschiebt alle Einträge, die älter als 10 Jahre sind, in das Langzeitarchiv. Der normale Protokollbereich bleibt dabei übersichtlich.

Webhooks

Mit Webhooks verbinden Sie HIVE mit externen Systemen. Wenn bestimmte Ereignisse eintreten, sendet die Anwendung automatisch eine HTTP-Benachrichtigung an Ihren Server.

Webhooks konfigurieren:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → System
2. Im Abschnitt Webhooks:

• Webhooks aktiv: Schalten Sie die Funktion ein
• Webhook-URL: Geben Sie die Empfänger-URL ein
• Events auswählen: Welche Ereignisse sollen Webhooks auslösen?
• Geheimnis (optional): Für die HMAC-SHA256-Signatur zur Authentifizierung

Verfügbare Events:

Über den Button „Test senden" können Sie prüfen, ob Ihr Server die Anfrage korrekt empfängt. Die Antwort wird direkt angezeigt.

Webhooks werden im Hintergrund versendet und blockieren niemals die Benutzeroberfläche. Bei temporären Fehlern wird automatisch ein erneuter Versuch unternommen.

Lizenz

Hier finden Sie alle Informationen zu Ihrer Lizenz:

• Aktueller Lizenzstatus und Typ (Trial, Standard, Pro)
• Gültigkeitsdatum und verbleibende Tage
• Konto mit HIVE verbinden
• Lizenzschlüssel eingeben und aktivieren
• Abonnement und Zahlungsmethode verwalten