12. Einstellungen

Die Einstellungen gliedern sich in acht Hauptbereiche mit jeweiligen Unterpunkten. Bei aktivem Zeiterfassungs-Modul kommt der Bereich Zeiterfassung hinzu.

Allgemein

Sprache

Wählen Sie zwischen Deutsch, English und Francais. Die Änderung wird sofort wirksam und betrifft alle Menüs, Dialoge und Meldungen.

Automatische Updates

Wenn aktiviert, prüft die Anwendung beim Start auf neue Versionen. Sie werden benachrichtigt, sobald ein Update verfügbar ist, und können selbst entscheiden, ob Sie es installieren möchten.

Nutzungsstatistiken

Optional können Sie anonyme Nutzungsstatistiken an INAT Solutions senden, um die Software zu verbessern. Es werden keine persönlichen Daten, Kundendaten oder Rechnungsinhalte übertragen. Der Toggle befindet sich im Abschnitt Updates.

Erscheinungsbild

Wechseln Sie zwischen hellem und dunklem Design über das Sonne/Mond-Icon in der Titelleiste (oben rechts). Das dunkle Design schont die Augen bei längerer Arbeit und ist ideal für Arbeitsumgebungen mit wenig Umgebungslicht. Das Theme wechselt sofort ohne Neustart.

Hilfe und Einführung

Hier können Sie den Einrichtungsassistenten erneut starten, die Neuigkeiten der aktuellen Version anzeigen lassen, das Hilfe-Glossar öffnen oder die Tastenkürzel-Übersicht anzeigen. Das Hilfe-Glossar erreichen Sie auch kontextsensitiv mit F1; die Tastenkürzel-Übersicht ist zusätzlich über Ctrl+/ verfügbar.

Beim erneuten Start des Einrichtungsassistenten können Sie auch das Startprofil wechseln. Das Profil aktualisiert die sichtbaren Zusatzmodule und den fokussierten Einstieg sofort.

Solange der fokussierte Start nicht abgeschlossen ist, bleibt auf dem Dashboard die Karte Erste Schritte sichtbar. Der vierte Schritt führt von dort direkt zum Backup-Dialog oder alternativ per Tastenkürzel Ctrl+B.

Firma

Stammdaten

Alle Informationen, die auf Ihren Geschäftsdokumenten erscheinen:

Mehrwertsteuer

Konfigurieren Sie Ihre MwSt-Einstellungen:

• Checkbox für MwSt-Pflicht aktivieren
• Standard-Satz festlegen (Schweiz: 8.1%)
• Reduzierter Satz definieren (Schweiz: 2.6%)
• Sondersatz aktivieren falls benötigt (z.B. 3.8% für Beherbergung)

Die Sätze werden bei Rechnungen und im Katalog als Auswahl angeboten.

Rechnungen

QR-Zahlungsdaten

Für korrekte Swiss QR-Rechnungen benötigen Sie:

Dokumenten-Designer

Öffnen Sie Einstellungen → Dokument-Layouts → Dokumenten-Designer öffnen. Es gibt ein Design für alle Dokumente: Rechnungen, Angebote und Mahnungen verwenden denselben Stil, dasselbe Logo und dieselben Farben. Der Designer öffnet als grosszügiges Studio: Über die Icon-Leiste links wechseln Sie zwischen den vier Bereichen Design, Farben & Schrift, Texte und Logo; die grosse Live-Vorschau rechts bietet Zoom und Einpassen. In der Kopfleiste schalten Sie die Vorschau zwischen Rechnung, Angebot und Mahnung um, um das Design auf jedem Dokumenttyp zu prüfen.

Design

• Eine von 22 Stilvorlagen wählen: Minimal sowie die 21 V2-Designs Nova, Helvetic, Facet, Quartz, Atelier, Split, Minimal 2.0, Aurora, Bold, Wave, Terra, Bento, Ribbon, Duotone, Blob, Arch, Mesh, Poster, Ticket, Depth und Slate
• Jede Vorlage erscheint als echtes Mini-Rendering einer Beispielrechnung — Sie sehen sofort, wie das Design wirkt
• Über das Suchfeld und die Kategorie-Chips (Alle, Klassisch, Farbstark, Organisch, Typografisch) filtern Sie den Katalog

Farben & Schrift

• Voller Farbwähler für die Akzentfarbe: Farbfläche und Farbton-Regler, direkte Hex-Eingabe sowie ein Dialog für eigene Farben (inkl. Bildschirm-Pipette)
• Schnellwahl-Farben und Zuletzt verwendet für wiederkehrende Firmenfarben; Standard (vom Stil) kehrt zur kuratierten Akzentfarbe des gewählten Designs zurück
• Ein Lesbarkeits-Hinweis warnt bei zu hellen Farben, und das Schema „Wirkung auf dem Dokument" zeigt live, welche Elemente (Bänder, Hero-Total, Tabellen- und Summenlinien) die Akzentfarbe übernehmen — Text- und Papiertöne bleiben fix
• Schriftart über das Dropdown „Schriftart" wählen — jeder Eintrag wird in der tatsächlichen Schrift gerendert, sodass Sie Helvetica-, Times- und Courier-Varianten direkt vergleichen können

Die zehn neuesten Vorlagen ergänzen den Katalog um deutlich unterschiedliche Dokumentstile:

Texte

• Kopf- und Fusszeilen-Text hinterlegen (gelten für alle Dokumente)
• Einleitung pro Dokumenttyp: Über den Umschalter im Einleitungs-Feld pflegen Sie getrennte Einleitungstexte für Rechnungen und Angebote — Mahnungen verwenden automatisch den Text aus den Mahnwesen-Einstellungen
• Weitere Rechnungstexte und Microcopy anpassen

Logo

• Anchor-Grid (3×3): Mit einem Klick platzieren Sie das Logo an einer der neun Standardpositionen (oben-links, oben-mitte, oben-rechts, Mitte-links, …, unten-rechts). Das Logo springt mit einer sanften Snap-Animation an die gewählte Ecke.
• Drag-und-Drop in der Vorschau: Klicken Sie das Logo direkt in der Vorschau an, ziehen Sie es an die gewünschte Stelle und lassen Sie los. Während des Ziehens wird eine dezente Ghost-Kontur als Platzhalter angezeigt.
• Erweitert (aufklappbar): Unter „Erweitert" finden Sie Schieberegler und Eingabefelder für millimetergenaue Feinjustage von X-/Y-Offset sowie Logo-Grösse — ideal für Tastatur-Navigation und exakte Werte.

Speichern und Verwerfen

• Speichern bestätigt die Änderung mit einem kurzen Häkchen-Feedback direkt am Button (keine Popup-Meldung mehr).
• Änderungen verwerfen setzt alle Werte auf den zuletzt gespeicherten Stand zurück — nach einer Bestätigungsabfrage, damit nichts versehentlich verloren geht.

Angebote

Layout-Anpassungen

Angebote verwenden dasselbe Dokumenten-Design wie Rechnungen — es gibt keinen separaten Angebots-Editor mehr. Im Dokumenten-Designer pflegen Sie den angebotsspezifischen Einleitungstext über den Umschalter im Bereich Texte und prüfen das Ergebnis über die Angebots-Vorschau.

Zusätzlich für Angebote:

• Standard-Gültigkeitsdauer in Tagen

Mahnwesen

Gebühren konfigurieren

Passen Sie die Mahngebühren für jede Stufe an Ihre Bedürfnisse an:

Zusätzlich können Sie die Mahntexte für jede Stufe individuell formulieren.

Diese Gebühren werden bei einer Mahnung zusätzlich zum offenen Rechnungsbetrag berechnet und nicht in bestehende Positions- oder Dokumentrabatte einbezogen.

Katalog

Verwaltung

Hier verwalten Sie die Struktur Ihres Leistungskatalogs:

• Kategorien erstellen, umbenennen und löschen
• Standard-MwSt-Satz für neue Einträge festlegen
• Katalogdaten als CSV importieren oder exportieren

Buchhaltung

Kategorien verwalten

Organisieren Sie Ihre Buchhaltung mit eigenen Kategorien:

Einnahmen-Kategorien: Warenverkauf, Dienstleistungen, Provisionen, Sonstige Einnahmen

Ausgaben-Kategorien: Material, Personalkosten, Miete, Versicherungen, Fahrzeugkosten, Büromaterial, Marketing, Bankgebühren, Sonstige Ausgaben

Sie können Kategorien hinzufügen, bearbeiten oder löschen (sofern keine Buchungen zugeordnet sind).

Belege exportieren

Exportieren Sie alle Belege eines gewählten Zeitraums als ZIP-Archiv. Ideal für den Treuhänder oder die Steuererklärung.

Zeiterfassung

Solange das Zeiterfassungs-Modul aktiv ist, erscheint in den Einstellungen der eigene Bereich Zeiterfassung. Dort legen Sie zwei Firmen-Standards fest:

• Ferienanspruch pro Jahr (Standard): Gilt für alle Mitarbeiter ohne eigenen Ferienanspruch (Voreinstellung: 25 Tage)
• Vollzeitpensum (100 %): Legt fest, wie viele Wochenstunden einem Pensum von 100 % entsprechen (Voreinstellung: 42 h, einstellbar von 1–80 h). Dieser Wert ist die Basis für die Pensum-Umrechnung im Mitarbeiterdialog

Web-App: In der HIVE Web-App finden Sie diese Vorgaben als eigene Sektion Zeiterfassung in der Kategorie Firma — ebenfalls nur sichtbar, solange das Modul aktiv ist.

System

Benutzerverwaltung

Verwalten Sie die Zugänge zur Anwendung:

• Neue Benutzer anlegen mit eigenem Passwort
• Bestehende Passwörter ändern
• Benutzerkonten deaktivieren oder löschen

Benutzer deaktivieren / aktivieren

Um einem Benutzer den Zugang zur Anwendung vorübergehend zu sperren, ohne das Konto zu löschen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzerverwaltung
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Benutzer
3. Wählen Sie „Deaktivieren" aus dem Kontextmenü

Der Benutzer kann sich nach der Deaktivierung nicht mehr anmelden. Das Konto und alle zugehörigen Daten bleiben vollständig erhalten. Um den Zugang wieder zu ermöglichen, wiederholen Sie den Vorgang und wählen Sie „Aktivieren".

Hinweis: Sie können Ihr eigenes Konto nicht deaktivieren. Deaktivierte Benutzer erhalten beim Anmeldeversuch keine spezifische Fehlermeldung — dies ist eine Sicherheitsmassnahme gegen Kontoaufzählung.

Passwort zurücksetzen

Falls ein Benutzer sein Passwort vergessen hat, steht im Anmeldedialog der Link „Passwort vergessen?“ zur Verfügung. Der Prozess läuft in drei Schritten ab:

1. Benutzernamen eingeben — Geben Sie den Benutzernamen des Kontos ein.
2. Code bestätigen — Ein 6-stelliger numerischer Code wird an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Benutzers versandt. Der Code ist 15 Minuten gültig. Nach 5 Fehlversuchen wird der Vorgang für 15 Minuten gesperrt.
3. Neues Passwort setzen — Geben Sie ein neues Passwort mit mindestens 8 Zeichen ein und bestätigen Sie es.

Voraussetzungen: Der Benutzer muss eine gültige E-Mail-Adresse im Profil hinterlegt haben. Der Reset-Code wird über den zentralen HIVE-Dienst versendet; eine lokale SMTP- oder Outlook-Konfiguration ist dafür nicht erforderlich.

Sitzungs-Timeout: Nach 30 Minuten ohne Maus- oder Tastaturaktivität beendet HIVE die aktuelle Sitzung aus Sicherheitsgründen und zeigt wieder den Anmeldedialog an. Offene Dialoge werden dabei geschlossen.

Benutzer einladen (Remote-Modus)

Im Remote-Modus können Sie neue Benutzer per E-Mail einladen: Einstellungen → Benutzerverwaltung → Benutzer einladen. Die eingeladene Person erhält einen Einladungslink und legt beim ersten Öffnen ihr eigenes Passwort fest.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA, Remote-Modus)

Im Remote-Modus können Sie Ihr Konto zusätzlich mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) schützen. Sie finden die Verwaltung unter Einstellungen → Benutzerverwaltung → 2FA verwalten:

1. Authenticator-App installieren — z.B. Google Authenticator, Microsoft Authenticator oder Authy (kostenlos im App Store / Google Play)
2. Mit Konto-Passwort bestätigen — danach erscheint ein QR-Code
3. QR-Code scannen und den angezeigten 6-stelligen Code eingeben — fertig
4. Wiederherstellungs-Codes sichern — diese werden nur einmal angezeigt. Bewahren Sie sie sicher auf (z.B. Passwort-Manager oder Ausdruck)

Nach der Aktivierung fragt HIVE bei jeder Anmeldung zusätzlich zum Passwort einen 6-stelligen Code aus Ihrer Authenticator-App ab. Haben Sie kein Zugriff auf die App, können Sie stattdessen einen Ihrer Wiederherstellungs-Codes verwenden — jeder Code funktioniert nur einmal. Die Deaktivierung erfolgt am selben Ort und erfordert ebenfalls Passwort und Code.

Hinweis: 2FA gilt für Ihr HIVE-Webkonto und schützt damit sowohl die Anmeldung in der Desktop-Anwendung (Remote-Modus) als auch die Anmeldung in der HIVE Web-App im Browser.

Optionale Module

Aktivieren oder deaktivieren Sie optionale Funktionsbereiche:

• Aufträge-Modul für Aufträge, Projekte und Rapporte
• Fahrzeuge-Modul für Fahrzeugverwaltung
• Reifenlager-Modul für Ein-/Auslagerung und Saisonplanung
• Zeiterfassungs-Modul für Arbeitszeiterfassung und Stunden-Abrechnung

Nach Aktivierung erscheinen die neuen Bereiche in der Navigation.

Die Firmen-Standards für die Zeiterfassung (Ferienanspruch, Vollzeitpensum) finden Sie im eigenen Bereich Einstellungen → Zeiterfassung (siehe oben).

Kalender-Integration

Verbinden Sie Ihr Microsoft-Konto für die Outlook-Synchronisation. Termine werden bidirektional abgeglichen.

E-Mail-Versand (SMTP)

Für den direkten E-Mail-Versand ohne Outlook konfigurieren Sie:

E-Mail-Vorlagen

Erstellen Sie wiederverwendbare Vorlagen für:

• Rechnungsversand
• Angebotsversand
• Mahnungen jeder Stufe

Verfügbare Platzhalter: {kunde}, {anrede}, {rechnung_nr}, {betrag}, {faellig_am}

Datenbank

Unter Einstellungen → Datenbank & Import wählen Sie zwischen zwei Modi:

• Lokal: Alle Daten liegen verschlüsselt auf diesem Computer, kein Internet nötig
• Remote (HIVE Cloud): Sie melden sich mit Ihrem HIVE-Konto an (Workspace, E-Mail, Passwort, ggf. 2FA-Code). Ihre Daten liegen auf dem gesicherten HIVE-Server — Zugriff von mehreren Geräten und zusätzlich über die HIVE Web-App im Browser

Der Wechsel erfolgt über Verbindung verwalten. Im Remote-Modus arbeiten Desktop-Anwendung und Web-App auf demselben Datenbestand.

Datenübernahme (Lokal ↔ Cloud-Workspace)

Über Einstellungen → Datenbank & Import → Synchronisieren übertragen Sie Ihren kompletten Datenbestand zwischen lokaler Datenbank und Cloud-Workspace — inklusive aller Belege und Dokumente:

• Upload (lokal → Cloud-Workspace): z.B. beim Umstieg vom lokalen in den Remote-Modus. Ihre Daten stehen danach im Remote-Modus und in der HIVE Web-App zur Verfügung.
• Download (Cloud-Workspace → lokal): z.B. beim Wechsel zurück in den lokalen Modus oder um eine lokale Arbeitskopie zu erstellen.

Der Assistent arbeitet in zwei Schritten:

1. Vorschau: Sie sehen vorab, welche Tabellen und wie viele Belege übertragen werden. Beim Upload prüft der Server zusätzlich, ob Ihr Plan-Speicherplatz und die Benutzer-Sitzplätze ausreichen — erst danach wird etwas verändert.
2. Übernahme: Nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung wird die Zielseite vollständig durch den übertragenen Datenstand ersetzt. Vorher wird automatisch ein Backup erstellt.

Wichtig: Die Übernahme ist ein vollständiger Ersatz, keine Zusammenführung. Prüfen Sie die Vorschau, bevor Sie bestätigen. Die Benutzerkonten Ihres Workspace bleiben beim Upload unangetastet.

Belege: Belege zählen zum Speicherplatz Ihres Plans (z.B. 500 MB im Starter-, 2 GB im Plus-, 5 GB im Pro-Plan). Reicht der Platz nicht, zeigt die Vorschau eine entsprechende Meldung. Eingebettete Binärwerte wie das Firmenlogo müssen nach dem Upload einmalig im Workspace neu hochgeladen werden.

Datenbank-Verschlüsselung

HIVE verschlüsselt Ihre lokale SQLite-Datenbank automatisch mit AES-256-GCM. Der Verschlüsselungsschlüssel wird über Windows DPAPI geschützt und ist an Ihr Windows-Benutzerkonto gebunden. Das bedeutet:

• Ihre Daten sind auf der Festplatte verschlüsselt
• Nur Ihr Windows-Konto kann die Daten entschlüsseln
• Bei einem Gerätewechsel benötigen Sie ein Backup und die exportierte Schlüssel-Datei (siehe Schlüssel-Sicherung)

Die Verschlüsselung erfolgt transparent im Hintergrund und erfordert keine manuelle Konfiguration.

Datensicherung

Schützen Sie Ihre Daten:

• Manuelles Backup auf Knopfdruck erstellen (Ctrl+B)
• Beim ersten Login wird automatisch ein Initial-Backup angelegt
• Automatisches Backup alle 7 Tage (aktivierbar)
• Backup-Speicherort festlegen (lokaler Ordner oder Netzlaufwerk)
• Backup aus Datei wiederherstellen
• Automatische Erinnerung konfigurieren (wöchentlich empfohlen)

Cloud-Backup (Remote-Modus): Im Remote-Modus sichert ein Backup Ihre Cloud-Daten: HIVE lädt den kompletten Datenbestand Ihres Workspaces (inkl. Belege) verschlüsselt herunter und speichert ihn als Backup-Datei. Die Wiederherstellung lädt ein Cloud-Backup zurück auf den Server und ersetzt dort nach Vorschau und doppelter Bestätigung ALLE Daten (Admin-Rolle erforderlich, Upload-Limit 1 GB). Ein Cloud-Backup gehört immer zu genau einem Workspace und kann nicht in einen anderen Workspace eingespielt werden.

Schlüssel-Sicherung: Backups sind mit einem gerätegebundenen Schlüssel verschlüsselt. Exportieren Sie im Backup-Dialog unter Schlüssel-Sicherung eine passwortgeschützte Wiederherstellungs-Schlüssel-Datei (.inatkey) - nur damit sind Ihre Backups nach PC-Verlust oder Neuinstallation auf einem neuen Gerät lesbar. Bewahren Sie Datei und Passphrase getrennt und sicher auf.

Datenimport

Übernehmen Sie Daten aus anderen Systemen:

• Kunden aus CSV-Datei importieren
• Katalogeinträge importieren
• Buchhaltungsdaten übernehmen

Ein Assistent führt Sie durch die Spaltenzuordnung.

Daten zurücksetzen

Bei Bedarf können Sie Bereiche gezielt leeren:

• Alle Rechnungen löschen
• Alle Angebote löschen
• Buchhaltung zurücksetzen
• Kompletten Datenbestand zurücksetzen

Jede Aktion erfordert eine doppelte Bestätigung zum Schutz vor versehentlichem Datenverlust.

Änderungsprotokoll

Unter Einstellungen → Änderungsprotokoll finden Sie ein vollständiges Protokoll aller Datenänderungen in der Anwendung. Dies dient der Nachvollziehbarkeit und Compliance-Anforderungen.

Verfügbare Filteroptionen:

Die Tabelle zeigt pro Eintrag: Zeitpunkt, Benutzer, Typ, ID, Aktion und eine Beschreibung der Änderung. Jeweils 100 Einträge werden pro Seite angezeigt; mit den Navigationstasten kann geblättert werden.

Export und Archivierung:

• CSV-Export — Exportiert die gefilterte Ansicht als CSV-Datei.
• Archivieren… — Wählt einen Zeitraum, erstellt eine ZIP-Datei mit CSV und Prüfsumme, verifiziert den Export und löscht danach exakt diese exportierten Einträge aus der Datenbank.
• Lokaler Speicherplatz — Bei lokaler SQLite-Nutzung wird nach erfolgreichem Löschen Speicherplatz freigegeben. Im Web/Remote-Modus nutzt die Archivierung einen serverseitigen Snapshot, damit nur exportierte Einträge gelöscht werden.

Webhooks

Mit Webhooks verbinden Sie HIVE mit externen Systemen. Wenn bestimmte Ereignisse eintreten, sendet die Anwendung automatisch eine HTTP-Benachrichtigung an Ihren Server.

Webhooks konfigurieren:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → System
2. Im Abschnitt Webhooks:

• Webhooks aktiv: Schalten Sie die Funktion ein
• Webhook-URL: Geben Sie die Empfänger-URL ein
• Events auswählen: Welche Ereignisse sollen Webhooks auslösen?
• Geheimnis (optional): Für die HMAC-SHA256-Signatur zur Authentifizierung

Verfügbare Events:

Über den Button „Test senden" können Sie prüfen, ob Ihr Server die Anfrage korrekt empfängt. Die Antwort wird direkt angezeigt.

Webhooks werden im Hintergrund versendet und blockieren niemals die Benutzeroberfläche. Bei temporären Fehlern wird automatisch ein erneuter Versuch unternommen.

Lizenz

Hier finden Sie alle Informationen zu Ihrer Lizenz:

• Aktueller Lizenzstatus und Plan (Starter, Plus oder Pro — bzw. Standalone für die reine Desktop-Nutzung ohne Cloud)
• Gültigkeitsdatum und verbleibende Tage
• Konto mit HIVE verbinden
• Lizenzschlüssel eingeben und aktivieren
• Abonnement und Zahlungsmethode verwalten

Testphase und Verlängerung

• Neue Konten starten mit einer kostenlosen Testphase von 45 Tagen mit vollem Funktionsumfang
• Jahres-Abonnements entsprechen 10 Monatsraten — zwei Monate geschenkt
• Ist ein Abonnement abgelaufen, bleibt die Anmeldung weiterhin möglich: Öffnen Sie Einstellungen → Abo & Bezahlung, um das Abonnement über das Zahlungsportal zu verlängern. Ihre Daten bleiben dabei vollständig erhalten