Die folgenden Module können unter Einstellungen → Module einzeln aktiviert oder deaktiviert werden.
Aufträge-Modul (Aufträge & Projekte)
Optional für Betriebe, die Aufträge und Projekte verwalten — vom Kleinauftrag bis zur Grossbaustelle. Beim Erstellen wählen Sie den Typ; jeder Typ hat einen eigenen Nummernkreis:
- Projekt (P-): Klassisches Projekt mit Budget, Zeitraum und Projektadresse
- Auftrag (A-): Schlanker Kleinauftrag mit Datum und Fälligkeit — ohne Budgetfeld
- Werkstattauftrag (WA-): Auftrag mit Fahrzeug-Verknüpfung (erfordert aktives Fahrzeuge-Modul). Beim Verrechnen entsteht automatisch ein Eintrag in der Service-Historie des Fahrzeugs, verknüpft mit der Rechnung
Gemeinsam für alle Typen:
- Arbeitsrapporte mit Material pro Eintrag und Mitarbeiter
- Verrechnen: Offene Rapporte und Material werden in eine vorbefüllte Rechnung übernommen. Die Rechnungspositionen lassen sich dabei vor dem Erstellen noch prüfen und anpassen
- Aus Angebot übernehmen: Ein Auftrag kann direkt aus einem Angebot entstehen (Rechtsklick auf das Angebot → In Auftrag übernehmen); beide Dokumente bleiben gegenseitig verknüpft
- Status passend zum Typ: Projekte (Aktiv/Pausiert/Abgeschlossen/Abgebrochen), Aufträge (Offen/Wartet/Erledigt/Abgebrochen)
- Typ-Filter und Suche (auch nach Kennzeichen) in der Übersicht
Fahrzeuge-Modul
Optional für Betriebe mit Fahrzeugbezug:
- Fahrzeugverwaltung (Kennzeichen, VIN, Halter)
- Vollständige Service-Historie pro Fahrzeug
- MFK/TÜV-Überwachung mit automatisch berechnetem nächstem Prüftermin
#### Fahrzeugakte
Ein Doppelklick auf ein Fahrzeug (oder Fahrzeugakte öffnen im Kontextmenü) öffnet die Fahrzeugakte — die zentrale Detailansicht zum Fahrzeug. Der Kopf zeigt Kennzeichen, Marke/Modell, Kunde, KM-Stand, Fahrgestellnummer (VIN), Farbe, Versicherung und den MFK-Status als farbigen Chip (grün = gültig, orange = bald fällig, rot = abgelaufen). Direkt aus dem Kopf lassen sich das Fahrzeug bearbeiten und neue Service-Einträge erfassen.
Die Akte gliedert sich in vier Bereiche:
- Service-Historie: alle Einträge mit Kostensumme, PDF-Export und Rechnungserstellung
- Reifen: die eingelagerten Reifensätze des Fahrzeugs (bei aktivem Reifenlager-Modul: Dimension, Typ, Lagerort, Ein-/Auslagerungsdatum)
- Rechnungen: alle mit der Service-Historie verknüpften Rechnungen (Nummer, Kunde, Datum, Status, Betrag)
- Aufträge: die Werkstatt- und sonstigen Aufträge zu diesem Fahrzeug
#### Service-Einträge mit Positionen
Ein Service-Eintrag kann neben Datum, Service-Typ, KM-Stand und Beschreibung auch einzelne Positionen enthalten (Teile und Arbeit mit Menge, Einheit und Einzelpreis). Positionen lassen sich frei erfassen oder per Aus Katalog aus dem Leistungskatalog übernehmen. Sobald Positionen vorhanden sind, wird das Kosten-Feld automatisch zur Summe der Positionen und ist nicht mehr manuell editierbar; ohne Positionen gelten die Kosten wie bisher als Pauschalbetrag.
KM-Übernahme: Liegt der KM-Stand eines Service-Eintrags über dem aktuellen KM-Stand des Fahrzeugs, wird der Fahrzeug-KM-Stand beim Speichern automatisch aktualisiert.
#### Rechnung aus der Service-Historie
In der Service-Historie eines Fahrzeugs können nicht verrechnete Einträge direkt in eine Rechnung übernommen werden:
- Fahrzeugakte öffnen → Service-Historie → gewünschte Einträge markieren (ohne Auswahl werden alle offenen Einträge übernommen)
- Rechnung erstellen klicken — der Rechnungsdialog öffnet sich vorbefüllt (Kunde des Fahrzeugs, Standard-MwSt). Einträge mit Positionen liefern ihre echten Positionszeilen inklusive Katalogbezug; Einträge ohne Positionen eine Sammelzeile pro Service-Eintrag
- Nach dem Speichern wird die Rechnungsnummer bei den Einträgen angezeigt; bereits verrechnete Einträge werden nicht doppelt übernommen
#### Werkstatt-Rapport als PDF
Über das Kontextmenü eines Service-Eintrags (Werkstatt-Rapport (PDF)) entsteht ein Rapport zum einzelnen Eintrag: Briefkopf, Kunde, Fahrzeug (inkl. VIN), Datum, Service-Typ, KM-Stand, die erfassten Positionen mit Total (bzw. Beschreibung und Pauschalkosten) sowie Unterschriftszeilen für Werkstatt und Kunde — z. B. als Abnahmebeleg.
#### Service-Historie als PDF exportieren
Über PDF exportieren in der Service-Historie lässt sich die komplette Historie eines Fahrzeugs als PDF ausgeben — z. B. für den Kunden beim Fahrzeugverkauf oder als Werkstattnachweis. Das PDF enthält Kennzeichen, Marke/Modell und Halter sowie alle Einträge (Datum, Service-Typ, KM-Stand, Beschreibung, Kosten, verknüpfte Rechnung) mit Kostensumme.
Reifenlager-Modul
Optional für saisonale Reifengeschäfte:
- Reifenlager mit Ein- und Auslagerung
- Saisonale Reifenwechsel-Planung
- Echte Fahrzeug-Verknüpfung: Beim Erfassen wird das Fahrzeug aus den Fahrzeugen des gewählten Kunden ausgewählt und fest verknüpft (Freitext bleibt für Altbestände möglich)
- Profiltiefe: Optionales Feld pro Reifensatz (Minimum der vier Reifen in mm). Die Tabelle warnt farblich: Rot unter 1.6 mm (gesetzliches Minimum), Orange unter 4.0 mm (Winter-Empfehlung)
#### Etikett mit QR-Code drucken
Für jeden Reifensatz lässt sich über das Kontextmenü (Etikett drucken) ein Einlagerungs-Etikett im A6-Format erzeugen: Lagerort gross, Kunde, Fahrzeug, Dimension, DOT, Profiltiefe, Einlagerungsdatum und ein QR-Code. Der QR-Code enthält hive:reifen:<Nummer> — wird er mit einem USB-Scanner ins Suchfeld gescannt, springt die Tabelle direkt zum passenden Reifensatz.
#### Reifenwechsel-Erinnerung
Über Kunden erinnern im Reifenlager-Tab lassen sich Kunden mit aktuell eingelagerten Reifen per E-Mail an den saisonalen Wechsel erinnern:
- Die Liste zeigt alle Kunden mit eingelagerten Reifen inkl. E-Mail-Adresse; Kunden ohne E-Mail sind markiert
- Betreff und Nachricht sind vorbefüllt und frei anpassbar (Platzhalter
{kunde_name}und{firma}werden ersetzt) - Der Versand erfolgt erst nach Klick auf Erinnerungen senden — es gibt bewusst keinen automatischen Versand
- Optional legt HIVE eine Kalender-Notiz zum Nachfassen an
Zeiterfassung-Modul
Optional für Betriebe, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen und abrechnen möchten. Das Modul kann unter Einstellungen → Module aktiviert werden.
#### Mitarbeiter-Verwaltung
Im Tab Zeiterfassung verwalten Sie Ihre Mitarbeiter:
- Stammdaten: Personalnummer (automatisch generiert), Vorname, Nachname, Position, Abteilung
- Kontakt: E-Mail, Telefon
- Arbeitszeitmodell: Pensum in % und Sollstunden pro Woche — beide Felder sind gekoppelt: Ändern Sie das Pensum, berechnet HIVE die Sollstunden automatisch, und umgekehrt. 100 % entsprechen dem Vollzeitpensum aus Einstellungen → Zeiterfassung (Voreinstellung: 42 h/Woche); gespeichert werden die Sollstunden. Dazu der Stundensatz für die Abrechnung
- Ferienanspruch: Ferientage pro Jahr pro Mitarbeiter — bleibt das Feld auf „Standard", gilt der Firmen-Standard aus Einstellungen → Zeiterfassung (Voreinstellung: 25 Tage)
- Status: Aktiv/Inaktiv/Ausgetreten — inaktive und ausgetretene Mitarbeiter erscheinen nicht in den Auswahllisten für neue Zeiteinträge und Abwesenheiten. Der Monatsrapport-Picker unter Berichte zeigt hingegen alle Mitarbeiter (auch ausgetretene), damit historische Rapporte weiterhin möglich sind.
- Notizen: Zusätzliche Informationen zum Mitarbeiter
Die Mitarbeiter-Tabelle zeigt das Pensum als eigene Spalte (in ganzen Prozent) direkt vor den Sollstunden pro Woche.
#### Zeiteinträge
Zeiteinträge dokumentieren die täglichen Arbeitsstunden pro Mitarbeiter:
- Datum und Zeiten: Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pause (in Minuten)
- Zuordnung: Optional einem Kunden und/oder Projekt zuweisen
- Tätigkeit: Beschreibung der durchgeführten Arbeit
- Automatische Berechnung: Nettoarbeitszeit wird automatisch aus Beginn, Ende und Pause berechnet
- Statusfilter: Die Liste lässt sich nach Status filtern (Erfasst/Genehmigt/Abgerechnet)
- Genehmigen per Rechtsklick: Zeiteinträge mit Status „Erfasst" können direkt über das Kontextmenü genehmigt werden — auch mehrere markierte Einträge auf einmal
- Duplizieren: Erstellt über das Kontextmenü eine Kopie eines Eintrags mit dem heutigen Datum (Status „Erfasst")
- Excel-Export: Die aktuell gefilterte Liste kann als Excel-Datei exportiert werden
Tipp: Beim Erfassen eines neuen Zeiteintrags werden Beginn/Ende und Pause mit Standardwerten vorausgefüllt.
Web-App: In der HIVE Web-App zeigen und akzeptieren alle Datumsfelder der Zeiterfassung das Format TT.MM.JJJJ — unabhängig von der Browser-Sprache.
#### Abwesenheiten
Abwesenheiten erfassen Ferien, Krankheit, Unfall und weitere Abwesenheitsgründe:
- Typen: Ferien, Krankheit, Unfall, Militär/Zivildienst, Weiterbildung, Unbezahlter Urlaub, Sonstiges
- Zeitraum: Von-Datum und Bis-Datum (mehrtägig möglich)
- Halber Tag: Option für halbtägige Abwesenheiten
- Genehmigung: Abwesenheiten können als genehmigt markiert werden — auch direkt per Rechtsklick über das Kontextmenü (mehrere markierte auf einmal)
- Überlappungswarnung: Beim Speichern warnt HIVE, wenn sich der Zeitraum mit einer bestehenden Abwesenheit desselben Mitarbeiters überschneidet
- Kalender-Integration: Abwesenheiten werden im Auftragskalender als farbige Markierungen angezeigt (sofern Kalender-Tab sichtbar)
#### Stunden-Abrechnung
Der Stunden-Abrechnungsdialog ermöglicht die direkte Rechnungserstellung aus erfassten Arbeitszeiten:
- Filteroptionen: Zeitraum (Von/Bis), Mitarbeiter
- Übersicht: Ausgewählte Einträge, Gesamtstunden, Gesamtbetrag
- Tabellarische Auswertung: Alle genehmigten, abrechenbaren Zeiteinträge mit Datum, Mitarbeiter, Tätigkeit, Stunden, Kunde, Projekt und Stundensatz
- Direkte Rechnungserstellung: Ausgewählte Zeiteinträge werden direkt in eine vorausgefüllte Rechnung umgewandelt
- Status-Workflow: Einträge werden automatisch als „Abgerechnet“ markiert
#### Soll/Ist-Bericht & Monatsrapport
Im Berichte-Tab erscheint bei aktivem Zeiterfassungs-Modul die Kategorie Personal mit dem Bericht Zeiterfassung:
- Soll/Ist-Vergleich: Pro Mitarbeiter und Monat werden Ist-Stunden, Soll-Stunden und der Überstundensaldo berechnet. Das Soll ergibt sich aus den Sollstunden pro Woche (÷ 5 pro Arbeitstag Mo–Fr); genehmigte Abwesenheiten reduzieren das Soll entsprechend
- Feriensaldo: Anspruch (individuell oder Firmen-Standard), bezogene Ferientage (genehmigte Ferien-Abwesenheiten im Jahr) und Restanspruch
- Monatsrapport-PDF: Pro Mitarbeiter und Monat — alle Zeiteinträge mit Tageszeilen, Summen, Soll/Ist-Zusammenfassung, Abwesenheiten und Unterschriftszeilen (geeignet als Arbeitszeit-Dokumentation nach Arbeitsgesetz)
- Exporte: Die Auswertung lässt sich als PDF und Excel exportieren
#### Integration mit anderen Modulen
Das Zeiterfassungs-Modul ist nahtlos in die Anwendung integriert:
- Berichte: Soll/Ist-Auswertung, Feriensaldo und Monatsrapport im Berichte-Tab (Kategorie Personal)
- Dashboard: Zeiterfassungs-KPIs (aktive Mitarbeiter, Wochenstunden, Abwesenheiten heute) werden auf dem Dashboard als Karten angezeigt
- Aufträge: In der Auftrags-/Projektübersicht wird eine Spalte „Stunden" mit den geleisteten Stunden pro Eintrag angezeigt
- Rapporte: Bei der Rapporterstellung kann der Mitarbeiter aus der Zeiterfassungs-Mitarbeiterliste gewählt werden (Dropdown statt Freitextfeld)
- Kalender: Abwesenheiten werden als farbige Markierungen im Auftragskalender dargestellt
- Globale Suche: Mitarbeiter aus der Zeiterfassung erscheinen in den Suchergebnissen (Ctrl+K)
Die optionalen Erweiterungen können Sie unter Einstellungen → Module einzeln aktivieren.