Der Leistungskatalog funktioniert in der Desktop-App und in der Web-App (app.inatsolutions.com) identisch — sofern nicht anders vermerkt, gelten alle Funktionen für beide Anwendungen.
Einträge verwalten
Im Katalog pflegen Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen. Ein Katalogeintrag enthält:
- Typ: Artikel, Material oder Dienstleistung
- Bezeichnung und Beschreibung
- Einheit (Stück, Stunde, Pauschale, etc.)
- Einkaufs- und Verkaufspreis
- MwSt-Satz
- Optional: Kategorie zur Gruppierung
- Optional: Lieferant — fest verknüpft über den Lieferantenbrowser; der angezeigte Lieferantenname wird automatisch aktuell gehalten
- Status Aktiv/Inaktiv
Sind Einkaufs- und Verkaufspreis erfasst, zeigt der Dialog die Marge live an (Verkaufs- minus Einkaufspreis, in Prozent vom Verkaufspreis). Der Bereich Lagerbestand (Bestand, Mindestbestand, Lagerort, Lieferant) wird nur für Artikel und Material angezeigt — bei Dienstleistungen ist er ausgeblendet und die Einheit wechselt automatisch auf „Std".
Duplizieren: Über das Kontextmenü (Desktop) bzw. das ⋮-Menü (Web) erstellen Sie eine Kopie eines Eintrags — der Dialog öffnet sich mit den übernommenen Daten, die Bezeichnung erhält den Zusatz „(Kopie)" und die Artikelnummer wird neu vergeben.
Aktive und inaktive Einträge
Inaktive Einträge erscheinen nicht in der Positionsauswahl von Rechnungen und Angeboten. In der Katalogliste bleiben sie sichtbar, werden aber ausgegraut dargestellt; die Web-App kennzeichnet sie zusätzlich mit einem „Inaktiv"-Badge. Mit dem Filter Inaktive ausblenden neben dem Suchfeld blenden Sie sie bei Bedarf ganz aus.
Kategorien organisieren
Kategorien sind fest mit den Einträgen verknüpft:
- Umbenennen: Alle zugeordneten Einträge übernehmen sofort den neuen Namen
- Löschen: Entfernt nur die Zuordnung — die Einträge bleiben erhalten; Unterkategorien rücken automatisch eine Ebene nach oben
- Eindeutige Namen: Doppelte Kategorienamen unter demselben übergeordneten Element werden verhindert (Fehlermeldung „Kategorie existiert bereits")
Desktop: Rechtsklick auf eine Kategorie im Kategorien-Baum ermöglicht Kategorie hinzufügen, bearbeiten, löschen sowie Neue Unterkategorie für verschachtelte Strukturen.
Web: Die linke Navigation zeigt den vollständigen Kategorienbaum inklusive Unterkategorien; ein Klick auf eine Kategorie filtert die Liste. Die Tabelle enthält zudem eine Kategorie-Spalte.
Suche, Sortierung und Filter
Die Liste lässt sich per Klick auf einen Spaltentitel sortieren; ein erneuter Klick kehrt die Richtung um — in der Desktop- wie in der Web-App. In der Web-App laufen Suche und Kategorie-Filter serverseitig — auch grosse Kataloge bleiben schnell. Bei mehr als 200 Einträgen laden Sie weitere Einträge über Mehr laden nach; ein Zähler zeigt „X von Y" an.
In Rechnungen verwenden
Beim Erstellen von Rechnungen oder Angeboten:
- Klicken Sie auf Aus Katalog
- Wählen Sie einen oder mehrere Einträge
- Die Positionen werden mit Preis und MwSt übernommen
- Passen Sie bei Bedarf die Menge an
Nur aktive Katalogeinträge stehen in der Positionsauswahl zur Verfügung.
Bestandsführung und Katalog-Verknüpfung
Positionen, die über den Katalog-Picker in Rechnungen oder Angebote übernommen werden, bleiben mit ihrem Katalogeintrag verknüpft. Daraus ergibt sich eine automatische Bestandsführung für Artikel und Material:
- Rechnung erstellen/bearbeiten: Die verknüpften Mengen werden vom Lagerbestand abgebucht (bei Änderungen nur die Differenz)
- Stornieren oder Löschen: Der Bestand wird zurückgebucht
- Dienstleistungen und Freitext-Positionen bewegen keinen Bestand; ein negativer Bestand ist erlaubt und wird rot markiert
Sammel-Preisanpassung: Markieren Sie mehrere Einträge (Desktop: Mehrfachauswahl + Rechtsklick → Preise anpassen…; Web: Auswählen-Modus → Preise anpassen) und erhöhen oder senken Sie die Verkaufspreise prozentual — optional kaufmännisch auf 5 Rappen gerundet.
Die Auswertung Artikel-Verkäufe im Bereich Berichte zeigt Renner und Ladenhüter auf Basis dieser Verknüpfung.
CSV-Export und -Import
Der Katalog lässt sich als CSV-Datei exportieren und importieren — Desktop und Web verwenden dasselbe Format (Trennzeichen: Semikolon). Der Export enthält die Spalten in dieser Reihenfolge:
Artikelnummer;Bezeichnung;Beschreibung;Einheit;Typ;Einkaufspreis;Verkaufspreis;MwSt-Satz;Lagerbestand;Mindestbestand;Lagerort;Kategorie;Lieferant;Aktiv
- Ein Export→Import-Roundtrip verliert keine Daten
- Fehlermeldungen beim Import nennen die betroffene Zeile
- Ungültige Typen werden beim Import abgelehnt
Web: Import und Export erreichen Sie – wie im Desktop – über Einstellungen → Katalog-Verwaltung (Export nur für Administratoren).