5. Factures

Créer une nouvelle facture

Passez à la zone Factures et cliquez sur Nouvelle facture. Dans la boîte de dialogue de facturation:

1. Sélectionnez le client dans la liste déroulante
2. Ajoutez des articles - manuellement ou depuis le catalogue
3. Vérifiez le montant net, la TVA et le total
4. Enregistrez la facture

Dans le démarrage focalisé, c'est la deuxième étape centrale. Dès que la première facture est enregistrée, la carte des premières étapes renvoie vers la saisie du paiement.

Vous pouvez saisir les remises directement dans le dialogue :

• des remises par ligne en pourcentage ou montant fixe
• une remise supplémentaire au niveau du document pour toute la facture
• la proposition automatique de la remise par défaut du client

Le bloc des totaux affiche séparément la remise de ligne, le sous-total, la remise de document, le montant de TVA et le total général. L'export PDF et eBill/ZUGFeRD utilisent les mêmes montants finaux.

Lors de l'enregistrement, HIVE attribue automatiquement un numéro de facture unique basé sur l'année au format FAC-ANNEE-SEQUENCE, par exemple FAC-2026-0001. Les avoirs utilisent le même mécanisme avec le préfixe AV.

La mise en page de la facture, la position du logo et le texte de pied de page peuvent être personnalisés individuellement.

Facture QR suisse

HIVE crée automatiquement des factures QR suisses selon la norme suisse. Lors de l'export en PDF, le code QR avec toutes les informations de paiement est généré. Votre client peut payer la facture directement via mobile banking ou au guichet.

Pour des factures QR correctes, l'IBAN et le QR-IBAN doivent être enregistrés.

Actions par clic droit

Envoi via WhatsApp

Pour un envoi WhatsApp gratuit, enregistrez un numéro WhatsApp dans la fiche client. Ensuite, faites un clic droit sur une facture, un devis ou un rappel et choisissez Envoyer par WhatsApp. HIVE ouvre la conversation avec un texte préparé et sélectionne le PDF généré dans l'explorateur afin que vous puissiez l'ajouter manuellement dans WhatsApp.

Sélection multiple

Sélectionnez plusieurs factures avec Ctrl+Clic. Le menu contextuel propose alors des actions groupées: Envoyer toutes par e-mail, exporter toutes en PDF ou marquer toutes comme payées.

Enregistrer un paiement

La fonction Enregistrer paiement connecte facturation et comptabilité:

1. Clic droit sur une facture, puis Enregistrer paiement
2. La boîte de dialogue affiche le montant de la facture et le solde restant
3. Entrez le montant du paiement et la date
4. Sélectionnez une catégorie comptable
5. Cliquez sur Comptabiliser le paiement

Ce qui se passe automatiquement:

• La facture est marquée comme payée ou partiellement payée
• Une écriture comptable (recette) est automatiquement créée
• Pour les paiements partiels, vous pouvez enregistrer des paiements supplémentaires

Vous pouvez gérer et étendre les catégories comptables vous-même.

Comprendre le code couleur

Factures récurrentes

Pour les prestations régulièrement récurrentes (par ex. abonnements, contrats de maintenance, loyers), vous pouvez configurer des modèles de facturation automatiques.

Créer une nouvelle facture récurrente:

1. Passez à la zone Factures
2. Cliquez sur Récurrent dans l'en-tête
3. Dans la boîte de dialogue d'aperçu, cliquez sur Nouvelle facture récurrente
4. Sélectionnez le client et ajoutez des articles
5. Définissez l'intervalle (hebdomadaire, mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel)
6. Définissez la date de début et optionnellement une date de fin
7. Activez optionnellement Envoyer automatiquement pour l'envoi direct par e-mail

Gestion:

Création automatique: À l'ouverture de l'application, HIVE vérifie automatiquement si des factures récurrentes échues doivent être créées. Vous serez informé des factures nouvellement créées.

Si un modèle récurrent contient des remises, elles sont reprises telles quelles dans chaque facture générée.

Vous pouvez désactiver les modèles récurrents à tout moment et les réactiver plus tard.

Facture rapide

Avec la Facture rapide, vous créez une facture simple en quelques clics:

1. Ouvrez la recherche rapide avec Ctrl+K ou utilisez l'entrée de menu
2. Sélectionnez un client existant dans la liste déroulante
3. Activez les positions favorites souhaitées et adaptez la quantité si nécessaire
4. Vérifiez le total calculé automatiquement. Toute remise par défaut enregistrée pour le client est appliquée immédiatement et affichée sous le sélecteur de client
5. Cliquez sur Créer la facture

La facture est enregistrée immédiatement et peut ensuite être exportée en PDF ou envoyée par e-mail comme d'habitude.

eBill et ZUGFeRD

HIVE prend en charge l'exportation de factures au format électronique:

• eBill: Norme suisse pour les factures électroniques. Vos clients reçoivent la facture directement dans l'e-banking et peuvent la payer en un clic.
• ZUGFeRD: Norme européenne pour les factures hybrides. Le fichier PDF contient des données XML intégrées qui peuvent être traitées automatiquement par les logiciels de comptabilité.

Les deux formats sont disponibles via le menu contextuel (clic droit) pour chaque facture.

Avoir (note de crédit)

Si vous devez annuler des prestations ou corriger une partie d'une facture, vous créez un avoir.

Comment créer un avoir :

1. Dans l'onglet Factures : clic droit sur la facture d'origine
2. Sélectionnez Créer un avoir
3. Dans le dialogue, vous voyez tous les articles de la facture d'origine avec des cases à cocher
4. Cochez les articles que vous souhaitez créditer
5. Si nécessaire, ajustez la quantité (colonne « Quantité avoir ») pour des avoirs partiels
6. Vérifiez le montant de l'avoir affiché (négatif, p.ex. − CHF 125.50)
7. Cliquez sur Créer et confirmez

Ce qui se passe automatiquement :

• Une nouvelle facture de type « Avoir » est créée (p.ex. GS-2026-0001)
• Toutes les quantités sont enregistrées comme montants négatifs
• La facture d'origine reste inchangée
• Une écriture comptable est automatiquement générée

Avoirs partiels :

Vous pouvez créditer partiellement la même facture plusieurs fois. Les quantités déjà créditées sont automatiquement prises en compte — vous ne pouvez créditer que la quantité restante.

Exemple : Facture pour 5 chaises à CHF 50 (total CHF 250). Le client retourne 2 chaises. Vous créez un avoir pour 2 chaises = − CHF 100. Plus tard, il retourne encore 1 chaise — vous pouvez alors créer un autre avoir pour un maximum de 3 chaises.

Les avoirs apparaissent dans l'onglet Factures et peuvent être filtrés avec le filtre « Avoirs ». Ils peuvent être exportés en PDF et envoyés comme des factures normales.

Paiement échelonné

Divisez les montants de factures ouverts en 2 à 12 mensualités — idéal pour les commandes importantes ou la fidélisation client.

Créer un nouveau plan de paiement :

1. Dans l'onglet Factures : clic droit sur une facture ouverte
2. Sélectionnez Créer un plan de paiement
3. Configurez le plan :

• Nombre de mensualités (2–12, par défaut : 3)
• Première mensualité due le (sélectionner la date)

1. Le tableau de prévisualisation affiche automatiquement toutes les mensualités avec montant et date d'échéance
2. Optionnel : ajouter une note
3. Cliquez sur Créer

Ce qui se passe automatiquement :

• Les mensualités sont réparties uniformément (p.ex. CHF 333.33 + 333.33 + 333.34)
• La dernière mensualité inclut un éventuel ajustement d'arrondi
• Chaque mensualité a une date d'échéance mensuelle

Gérer le plan de paiement :

1. Clic droit sur la facture → Afficher le plan de paiement
2. Le dialogue de vue d'ensemble affiche :

• Montant total, déjà payé, ouvert et pourcentage de progression
• Tableau de toutes les mensualités avec statut et code couleur

1. Couleurs : Vert = payé, Jaune = ouvert, Orange = en retard, Gris = annulé
2. Cliquez sur Payer la mensualité pour la prochaine mensualité due
3. Si nécessaire, vous pouvez annuler le plan entier via Annuler

Exemple : Facture client de CHF 600, plan de paiement avec 3 mensualités :

• Mensualité 1/3 : Échéance 15.01.2026, CHF 200
• Mensualité 2/3 : Échéance 15.02.2026, CHF 200
• Mensualité 3/3 : Échéance 15.03.2026, CHF 200

Un plan de paiement ne peut être créé que pour les factures qui ne sont pas encore entièrement payées ou annulées.