6. Devis

Créer un nouveau devis

Dans la zone Devis, cliquez sur Nouveau devis. Le processus est similaire aux factures:

1. Sélectionner le client
2. Ajouter des articles
3. Définir la période de validité (par défaut: 30 jours)
4. Enregistrer

Comme pour les factures, les devis prennent en charge des remises par ligne ainsi qu'une remise supplémentaire au niveau du document. Une remise par défaut enregistrée sur le client est proposée automatiquement.

Lors de l'enregistrement, HIVE attribue automatiquement un numéro de devis unique basé sur l'année au format DEV-ANNEE-SEQUENCE, par exemple DEV-2026-0001.

Les devis utilisent le même design de document que les factures et les rappels — seul le texte d'introduction est spécifique aux devis et peut être basculé dans le Concepteur de documents.

Actions par clic droit

Convertir un devis en facture

Cette fonction gain de temps reprend toutes les données:

1. Clic droit sur un devis
2. Sélectionnez Convertir en facture
3. Confirmez l'action

Ce qui se passe automatiquement:

• Une nouvelle facture est créée avec tous les articles
• Client, adresse, TVA, remises et articles sont transférés
• Un nouveau numéro de facture unique est attribué
• Le devis est marqué comme Accepté

Convertir un devis en mandat

Avec le module Mandats actif, vous pouvez poursuivre un devis directement comme mandat :

1. Clic droit sur le devis → Convertir en mandat
2. Le dialogue de mandat s'ouvre prérempli (client, désignation, lien vers le devis)
3. Après l'enregistrement, le devis et le mandat sont liés l'un à l'autre — le menu contextuel vous mène à l'autre document
4. Le devis est automatiquement marqué comme Accepté (depuis Brouillon ou Envoyé)

Si un mandat existe déjà pour ce devis, HIVE demande confirmation avant d'en créer un autre.

Statut du devis

Confirmation de commande

Pour les processus commerciaux nécessitant une étape de confirmation formelle entre le devis et la facture, HIVE propose la confirmation de commande (CC).

Déclencher une confirmation de commande :

1. Dans l'onglet Devis : clic droit sur un devis (statut Envoyé ou Accepté)
2. Sélectionnez Déclencher la confirmation de commande
3. La CC reprend toutes les données du devis (client, articles, remises et montants) ; un numéro de CC est attribué automatiquement (p.ex. AB-2026-0001)
4. HIVE demande ensuite si vous souhaitez en créer directement un mandat ou une facture — ou aucun des deux. Vous pouvez aussi décider plus tard.

Actions ultérieures par clic droit sur la CC :

La CC apparaît comme ligne dépliable sous le devis. Par clic droit, les actions suivantes restent disponibles à tout moment :

• Créer une facture — transfère tous les articles et remises dans une nouvelle facture (si une facture existe déjà, l'entrée ouvre la facture liée)
• Créer un mandat — convertit le devis en mandat (module Mandats requis ; si un mandat existe déjà, l'entrée ouvre le mandat lié)
• Export PDF et envoi par e-mail ou WhatsApp

Filtre de type de document :

Dans l'onglet Devis, vous pouvez utiliser le filtre de type de document pour basculer entre devis et confirmations de commande.

Aperçu du workflow : Devis → Confirmation de commande → Mandat et/ou Facture

Une seule confirmation de commande peut être créée par devis. Une CC ne peut être supprimée que si aucune facture n'y est liée.