Créer un nouveau devis
Dans la zone Devis, cliquez sur Nouveau devis. Le processus est similaire aux factures:
- Sélectionner le client
- Ajouter des articles
- Définir la période de validité (par défaut: 30 jours)
- Enregistrer
Comme pour les factures, les devis prennent en charge des remises par ligne ainsi qu'une remise supplémentaire au niveau du document. Une remise par défaut enregistrée sur le client est proposée automatiquement.
Lors de l'enregistrement, HIVE attribue automatiquement un numéro de devis unique basé sur l'année au format DEV-ANNEE-SEQUENCE, par exemple DEV-2026-0001.
La mise en page du devis peut être conçue séparément de la mise en page de la facture.
Actions par clic droit
| Action | Description |
|---|---|
| Modifier | Ouvre le devis pour modification |
| Aperçu | Affiche le PDF dans la fenêtre d'aperçu |
| Exporter PDF | Enregistre en fichier PDF |
| Envoyer par e-mail | Envoie au client |
| Envoyer par WhatsApp | Ouvre WhatsApp avec un message préparé et sélectionne le PDF dans l'explorateur |
| Convertir en facture | Crée une facture à partir du devis |
| Créer une confirmation de commande | Génère une confirmation de commande formelle à partir du devis |
| Changer le statut | Changement de statut manuel |
| Supprimer | Supprime le devis |
Convertir un devis en facture
Cette fonction gain de temps reprend toutes les données:
- Clic droit sur un devis
- Sélectionnez Convertir en facture
- Confirmez l'action
Ce qui se passe automatiquement:
- Une nouvelle facture est créée avec tous les articles
- Client, adresse, TVA, remises et articles sont transférés
- Un nouveau numéro de facture unique est attribué
- Le devis est marqué comme Accepté
Statut du devis
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Encore en cours d'édition, non envoyé |
| Actif | Envoyé au client |
| Accepté | Le client a accepté |
| Refusé | Le client a refusé |
| Expiré | Période de validité dépassée |
Confirmation de commande
Pour les processus commerciaux nécessitant une étape de confirmation formelle entre le devis et la facture, HIVE propose la confirmation de commande (CC).
Créer une confirmation de commande :
- Dans l'onglet Devis : clic droit sur un devis
- Sélectionnez Créer une confirmation de commande
- La CC reprend toutes les données du devis (client, articles, remises et montants)
- Un numéro de CC est automatiquement attribué (p.ex. AB-2026-0001)
- Vous pouvez modifier la CC, l'exporter en PDF ou l'envoyer par e-mail
Convertir la confirmation de commande en facture :
- Dans l'onglet Devis : filtrez par Confirmations de commande dans le filtre de type de document
- Clic droit sur la CC → Créer comme facture
- Tous les articles et remises sont transférés dans une nouvelle facture
- La CC est marquée comme « Acceptée »
Filtre de type de document :
Dans l'onglet Devis, vous pouvez utiliser le filtre de type de document pour basculer entre devis et confirmations de commande.
Aperçu du workflow : Devis → Confirmation de commande → Facture
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | CC créée, pas encore envoyée |
| Accepté | La facture a été créée à partir de la CC |
| Annulé | CC annulée manuellement |
Une seule confirmation de commande peut être créée par devis. Une CC ne peut être supprimée que si aucune facture n'y est liée.