Les modules suivants peuvent être activés ou désactivés individuellement sous Paramètres → Modules.
Module Mandats (mandats et projets)
Optionnel pour les entreprises qui gèrent des mandats et des projets — du petit mandat au grand chantier. Vous choisissez le type à la création; chaque type possède sa propre plage de numéros:
- Projet (P-): Projet classique avec budget, période et adresse de projet
- Mandat (A-): Petit mandat allégé avec date et échéance — sans champ budget
- Ordre de réparation (WA-): Mandat lié à un véhicule (nécessite le module Véhicules actif). Lors de la facturation, une entrée est automatiquement créée dans l'historique de service du véhicule, liée à la facture
Commun à tous les types:
- Rapports de travail avec matériel par entrée et employé
- Facturation: Les rapports ouverts et le matériel sont repris dans une facture préremplie
- Statuts adaptés au type: projets (Actif/En pause/Terminé/Annulé), mandats (Ouvert/En attente/Terminé/Annulé)
- Filtre par type et recherche (y compris par plaque d'immatriculation) dans l'aperçu
Module Véhicules
Optionnel pour les entreprises avec des workflows véhicules:
- Gestion des véhicules (plaque d'immatriculation, VIN, propriétaire)
- Historique complet des services par véhicule
- Suivi du contrôle technique avec calcul automatique de la prochaine échéance
#### Facture depuis l'historique de service
Les entrées non facturées de l'historique de service d'un véhicule peuvent être transformées directement en facture :
- Ouvrir le véhicule → Historique de service → sélectionner les entrées souhaitées (sans sélection, toutes les entrées ouvertes sont reprises)
- Cliquer sur Créer une facture — le dialogue de facture s'ouvre prérempli (une position par entrée de service, le client du véhicule, TVA standard)
- Après l'enregistrement, le numéro de facture s'affiche à côté des entrées ; les entrées déjà facturées ne sont jamais facturées deux fois
#### Exporter l'historique de service en PDF
Via Exporter en PDF dans l'historique de service, l'historique complet d'un véhicule peut être exporté en PDF — par exemple pour le client lors de la vente du véhicule ou comme justificatif d'atelier. Le PDF contient la plaque d'immatriculation, la marque/le modèle et le détenteur ainsi que toutes les entrées (date, type de service, kilométrage, description, coûts, facture liée) avec le total des coûts.
#### Pneus entreposés dans la fiche véhicule
Si le module Stockage de pneus est actif, la fiche véhicule affiche les jeux de pneus liés au véhicule (dimension, type, emplacement, date d'entrée/sortie) directement dans le dialogue du véhicule.
Module Stockage de pneus
Optionnel pour les activités saisonnières de pneus:
- Stockage de pneus avec entrée et sortie
- Planification des changements de pneus saisonniers
- Lien véhicule réel : lors de la saisie, le véhicule est choisi parmi les véhicules du client sélectionné et lié durablement (le texte libre reste possible pour les données existantes)
- Profondeur de profil : Champ optionnel par jeu de pneus (minimum des quatre pneus en mm). Le tableau avertit en couleur : rouge en dessous de 1.6 mm (minimum légal), orange en dessous de 4.0 mm (recommandation hiver)
#### Imprimer une étiquette avec code QR
Pour chaque jeu de pneus, le menu contextuel (Imprimer l'étiquette) génère une étiquette d'entreposage A6 : emplacement en grand, client, véhicule, dimension, DOT, profondeur de profil, date d'entrée et un code QR. Le code QR contient hive:reifen: — scanné dans le champ de recherche avec un lecteur USB, le tableau saute directement au jeu de pneus correspondant.
#### Rappel de changement de pneus
Via Rappeler les clients dans l'onglet Stockage de pneus, les clients avec des pneus actuellement entreposés peuvent être rappelés par e-mail du changement saisonnier :
- La liste affiche tous les clients avec des pneus entreposés, y compris leur adresse e-mail ; les clients sans e-mail sont signalés
- L'objet et le message sont préremplis et entièrement modifiables (les espaces réservés
{kunde_name}et{firma}sont remplacés) - L'envoi n'a lieu qu'après un clic sur Envoyer les rappels — il n'y a délibérément pas d'envoi automatique
- En option, HIVE crée une note d'agenda pour la relance
Module Suivi du temps
Optionnel pour les entreprises qui souhaitent enregistrer et facturer les heures de travail de leurs employés. Le module peut être activé sous Paramètres → Modules.
#### Gestion des employés
Dans l'onglet Suivi du temps, vous gérez vos employés:
- Données de base: Numéro de personnel (généré automatiquement), prénom, nom, poste, département
- Contact: E-mail, téléphone
- Modèle de temps de travail: Taux d'occupation en % et heures cibles par semaine — les deux champs sont liés: modifiez le taux d'occupation et HIVE calcule automatiquement les heures cibles, et inversement. 100 % correspondent au temps plein défini sous Paramètres → Suivi du temps (préréglage: 42 h/semaine); ce sont les heures cibles qui sont enregistrées. S'y ajoute le taux horaire pour la facturation
- Droit aux vacances: Jours de vacances par an et par employé — si le champ reste sur «Par défaut», le standard d'entreprise de Paramètres → Suivi du temps s'applique (préréglage: 25 jours)
- Statut: Actif/Inactif/Sorti — les employés inactifs et sortis n'apparaissent pas dans les listes de sélection pour les nouvelles entrées de temps et absences. Le sélecteur de rapport mensuel sous Rapports affiche en revanche tous les employés (y compris ceux sortis), afin que les rapports historiques restent possibles.
- Notes: Informations supplémentaires sur l'employé
Le tableau des employés affiche le taux d'occupation dans une colonne dédiée (pourcentage entier), juste avant les heures cibles par semaine.
#### Entrées de temps
Les entrées de temps documentent les heures de travail quotidiennes par employé:
- Date et heures: Début de travail, fin de travail, pause (en minutes)
- Attribution: Optionnellement attribuer à un client et/ou projet
- Activité: Description du travail effectué
- Calcul automatique: Le temps de travail net est calculé automatiquement à partir du début, de la fin et de la pause
- Filtre de statut: La liste peut être filtrée par statut (Saisie/Approuvée/Facturée)
- Approuver par clic droit: Les entrées avec le statut «Saisie» peuvent être approuvées directement via le menu contextuel — y compris plusieurs entrées sélectionnées à la fois
- Dupliquer: Crée via le menu contextuel une copie d'une entrée avec la date du jour (statut «Saisie»)
- Export Excel: La liste actuellement filtrée peut être exportée en fichier Excel
Conseil: Lors de la création d'une nouvelle entrée de temps, le début/fin et la pause sont pré-remplis avec des valeurs par défaut.
Application web: Dans l'application web HIVE, tous les champs de date du suivi du temps affichent et acceptent le format JJ.MM.AAAA — indépendamment de la langue du navigateur.
#### Absences
Les absences enregistrent les vacances, maladies, accidents et autres motifs d'absence:
- Types: Vacances, Maladie, Accident, Militaire/Service civil, Formation, Congé non payé, Autre
- Période: Date de début et date de fin (plusieurs jours possibles)
- Demi-journée: Option pour les absences d'une demi-journée
- Approbation: Les absences peuvent être marquées comme approuvées — également directement par clic droit via le menu contextuel (plusieurs sélectionnées à la fois)
- Avertissement de chevauchement: Lors de l'enregistrement, HIVE avertit si la période chevauche une absence existante du même employé
- Intégration calendrier: Les absences sont affichées comme marqueurs colorés dans le calendrier (si l'onglet Calendrier est visible)
#### Facturation des heures
Le dialogue de facturation des heures permet la création directe de factures à partir des heures de travail enregistrées:
- Options de filtrage: Période (Du/Au), employé
- Aperçu: Entrées sélectionnées, heures totales, montant total
- Évaluation tabulaire: Toutes les entrées de temps approuvées et facturables avec date, employé, activité, heures, client, projet et taux horaire
- Création directe de factures: Les entrées de temps sélectionnées sont directement converties en une facture pré-remplie
- Workflow de statut: Les entrées sont automatiquement marquées comme «Facturé»
#### Rapport cible/réel & rapport mensuel
Lorsque le module Suivi du temps est actif, l'onglet Rapports affiche la catégorie Personnel avec le rapport Saisie des temps:
- Comparaison cible/réel: Les heures réelles, les heures cibles et le solde d'heures supplémentaires sont calculés par employé et par mois. La cible découle des heures cibles par semaine (÷ 5 par jour ouvrable lun–ven); les absences approuvées réduisent la cible en conséquence
- Solde de vacances: Droit (individuel ou standard d'entreprise), jours de vacances pris (absences de vacances approuvées dans l'année) et droit restant
- Rapport mensuel PDF: Par employé et par mois — toutes les entrées de temps avec lignes journalières, totaux, résumé cible/réel, absences et lignes de signature (adapté comme documentation du temps de travail selon la loi sur le travail)
- Exports: L'évaluation peut être exportée en PDF et Excel
#### Intégration avec d'autres modules
Le module Suivi du temps est intégré de manière transparente dans l'application:
- Rapports: Évaluation cible/réel, solde de vacances et rapport mensuel dans l'onglet Rapports (catégorie Personnel)
- Tableau de bord: Les KPIs de suivi du temps (employés actifs, heures de la semaine, absences du jour) sont affichés sous forme de cartes sur le tableau de bord
- Mandats: Une colonne «Heures» avec les heures travaillées par entrée est affichée dans l'aperçu des mandats et projets
- Rapports: Lors de la création de rapports, l'employé peut être sélectionné à partir de la liste du suivi du temps (liste déroulante au lieu de texte libre)
- Calendrier: Les absences sont affichées comme marqueurs colorés dans le calendrier
- Recherche globale: Les employés du suivi du temps apparaissent dans les résultats de recherche (Ctrl+K)
Les extensions optionnelles peuvent être activées individuellement sous Paramètres → Modules.