12. Paramètres

Les paramètres sont divisés en huit domaines principaux avec leurs sous-éléments respectifs.

Général

Langue

Choisissez entre Deutsch, English et Francais. Le changement prend effet immédiatement et affecte tous les menus, boîtes de dialogue et messages.

Mises à jour automatiques

Lorsque cette option est activée, l'application vérifie les nouvelles versions au démarrage. Vous serez averti lorsqu'une mise à jour est disponible et pourrez décider de l'installer ou non.

Statistiques d'utilisation

Vous pouvez envoyer des statistiques d'utilisation anonymes à INAT Solutions pour améliorer le logiciel. Aucune donnée personnelle, donnée client ou contenu de facture n'est transmis. Le bouton bascule se trouve dans la section Mises à jour.

Apparence

Basculez entre le design clair et sombre via l'icône soleil/lune dans la barre de titre (en haut à droite). Le design sombre est plus agréable pour les yeux lors d'un travail prolongé et est idéal pour les environnements de travail peu éclairés. Le thème change instantanément sans redémarrage.

Aide et introduction

Ici, vous pouvez redémarrer l'assistant de configuration, afficher les nouveautés de la version actuelle, ouvrir le glossaire d'aide ou afficher l'aperçu des raccourcis clavier. Vous pouvez aussi ouvrir le glossaire de manière contextuelle avec F1 ; l'aperçu des raccourcis est également disponible via Ctrl+/.

En relançant l'assistant de configuration, vous pouvez aussi changer le profil de démarrage. Le profil met à jour immédiatement les modules additionnels visibles et l'interface simplifiée.

Tant que le démarrage focalisé n'est pas terminé, la carte Premières étapes reste visible sur le tableau de bord. La quatrième étape ouvre directement la boîte de dialogue de sauvegarde depuis cette carte ou via le raccourci Ctrl+B.

Entreprise

Données de base

Toutes les informations qui apparaissent sur vos documents commerciaux:

Taxe sur la valeur ajoutée

Configurez vos paramètres TVA:

• Case à cocher pour activer l'assujettissement à la TVA
• Définir le taux standard (Suisse: 8.1%)
• Définir le taux réduit (Suisse: 2.6%)
• Activer le taux spécial si nécessaire (par ex., 3.8% pour l'hébergement)

Les taux sont proposés en sélection pour les factures et dans le catalogue.

Factures

Données de paiement QR

Pour des factures QR suisses correctes, vous avez besoin de:

Ajustements de mise en page

Ouvrez Paramètres → Personnaliser la mise en page de la facture. La boîte de dialogue est organisée en trois onglets : Design, Textes et Logo.

Design

• Choisissez un modèle de style parmi plusieurs préréglages (différentes combinaisons de couleurs et de polices)
• Sélectionnez la police via le menu déroulant « Police » — chaque entrée est rendue dans sa propre typographie afin de comparer directement les variantes Helvetica, Times et Courier
• Choisissez la couleur d’accent parmi les échantillons des palettes proposées ou ouvrez + Couleur personnalisée pour un choix individuel via le sélecteur de couleur (Hex, HSV, palette)
• Définissez la couleur principale pour les titres

Textes

• Enregistrez le texte d'en-tête et de pied de page
• Définissez les conditions de paiement par défaut
• Ajustez les textes supplémentaires et la microcopie de la facture

Logo

• Grille d'ancrage (3×3) : Un seul clic place le logo à l'une des neuf positions standard (haut-gauche, haut-centre, haut-droite, milieu-gauche, …, bas-droite). Le logo se cale sur le coin choisi avec une animation fluide.
• Glisser-déposer dans l'aperçu : Cliquez sur le logo directement dans l'aperçu, faites-le glisser à l'endroit souhaité et relâchez. Pendant le glissement, un contour fantôme discret apparaît comme repère.
• Avancé (repliable) : Sous « Avancé », vous trouverez des curseurs et des champs de saisie pour un ajustement au millimètre près de l'offset X/Y et de la taille du logo — idéal pour la navigation clavier et les valeurs exactes.

Enregistrer et annuler

• Enregistrer confirme la modification par une coche brève directement sur le bouton (plus de fenêtre contextuelle).
• Annuler les modifications restaure le dernier état enregistré — après une demande de confirmation pour éviter toute perte accidentelle.

Devis

Ajustements de mise en page

La mise en page des devis utilise le même éditeur que celle des factures — accessible via Paramètres → Personnaliser la mise en page du devis. Elle est également organisée en Design, Textes et Logo, avec grille d'ancrage, aperçu en glisser-déposer, menu déroulant de police avec aperçu directement dans le document, sélecteur de couleur personnalisée et une section « Avancé » pour un ajustement au millimètre près. L'enregistrement est également confirmé par une coche, et « Annuler les modifications » est confirmée avant exécution.

En complément pour les devis :

• Période de validité par défaut en jours
• Texte de pied de page avec vos conditions de devis

Système de rappel

Configurer les frais

Ajustez les frais de rappel pour chaque niveau selon vos besoins:

De plus, vous pouvez formuler individuellement les textes de rappel pour chaque niveau.

Ces frais sont ajoutés au montant ouvert de la facture lors de la création d'un rappel et ne sont pas inclus dans les remises existantes par ligne ou sur le document.

Catalogue

Gestion

Ici, vous gérez la structure de votre catalogue de services:

• Créer, renommer et supprimer des catégories
• Définir le taux de TVA par défaut pour les nouvelles entrées
• Importer/exporter les données du catalogue (CSV)

Comptabilité

Gérer les catégories

Organisez votre comptabilité avec vos propres catégories:

Catégories de recettes: Ventes de produits, Services, Commissions, Autres recettes

Catégories de dépenses: Matériaux, Frais de personnel, Loyer, Assurances, Frais de véhicule, Fournitures de bureau, Marketing, Frais bancaires, Autres dépenses

Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des catégories (tant qu'aucune écriture n'est assignée).

Exporter les justificatifs

Exportez tous les justificatifs d'une période sélectionnée en archive ZIP. Idéal pour votre comptable ou votre déclaration fiscale.

Système

Gestion des utilisateurs

Gérez l'accès à l'application:

• Créer de nouveaux utilisateurs avec leur propre mot de passe
• Modifier les mots de passe existants
• Désactiver ou supprimer des comptes utilisateurs

Désactiver / Activer un utilisateur

Pour révoquer temporairement l'accès d'un utilisateur sans supprimer le compte :

1. Accédez à Paramètres → Gestion des utilisateurs
2. Faites un clic droit sur l'utilisateur souhaité
3. Sélectionnez « Désactiver » dans le menu contextuel

L'utilisateur ne peut plus se connecter après la désactivation. Le compte et toutes les données associées sont entièrement conservés. Pour rétablir l'accès, répétez la procédure et sélectionnez « Activer ».

Remarque : Vous ne pouvez pas désactiver votre propre compte. Les utilisateurs désactivés ne reçoivent aucun message d'erreur spécifique lors de la tentative de connexion — il s'agit d'une mesure de sécurité contre l'énumération des comptes.

Réinitialisation du mot de passe

Si un utilisateur a oublié son mot de passe, le lien « Mot de passe oublié ? » est disponible dans la boîte de dialogue de connexion. Le processus se déroule en trois étapes :

1. Saisir le nom d’utilisateur — Entrez le nom d’utilisateur du compte.
2. Confirmer le code — Un code numérique à 6 chiffres est envoyé à l’adresse e-mail enregistrée de l’utilisateur. Le code est valable 15 minutes. Après 5 tentatives échouées, le processus est bloqué pendant 15 minutes.
3. Définir un nouveau mot de passe — Entrez un nouveau mot de passe d’au moins 8 caractères et confirmez-le.

Prérequis : L’utilisateur doit avoir une adresse e-mail valide enregistrée dans son profil. Le code de réinitialisation est envoyé via le service HIVE central ; aucune configuration SMTP locale ni connexion Outlook n’est nécessaire.

Expiration de session : Après 30 minutes sans activité du clavier ou de la souris, HIVE termine la session en cours pour des raisons de sécurité et réaffiche la boîte de dialogue de connexion. Les fenêtres de dialogue ouvertes sont alors fermées.

Modules optionnels

Activez ou désactivez des domaines fonctionnels optionnels:

• Module Projets pour la gestion de projet et les rapports
• Module Véhicules pour la gestion des véhicules
• Module Stockage de pneus pour l'entrée/sortie et la planification saisonnière
• Module Suivi du temps pour l'enregistrement du temps de travail et la facturation des heures

Après activation, les nouvelles zones apparaissent dans la navigation.

Intégration calendrier

Connectez votre compte Microsoft pour la synchronisation Outlook. Les rendez-vous sont synchronisés de manière bidirectionnelle.

Envoi d'e-mails (SMTP)

Pour l'envoi direct d'e-mails sans Outlook, configurez:

Modèles d'e-mails

Créez des modèles réutilisables pour:

• Envoi de factures
• Envoi de devis
• Rappels de chaque niveau

Espaces réservés disponibles: {client}, {titre}, {no_facture}, {montant}, {date_echeance}

Base de données

Choisissez entre deux modes:

• Local (SQLite): Toutes les données sur cet ordinateur, pas d'internet nécessaire
• Cloud (PostgreSQL): Données synchronisées sur le serveur, accès depuis plusieurs appareils

Synchronisation de la base de données

En mode cloud, vous pouvez synchroniser votre base de données locale avec le serveur. La boîte de dialogue de synchronisation affiche l'état actuel, l'heure de la dernière synchronisation et les éventuels conflits. La synchronisation peut être déclenchée manuellement ou exécutée automatiquement en arrière-plan.

Chiffrement de la base de données

HIVE chiffre automatiquement votre base de données SQLite locale avec AES-256-GCM. La clé de chiffrement est protégée par Windows DPAPI et liée à votre compte utilisateur Windows. Cela signifie:

• Vos données sont chiffrées sur le disque
• Seul votre compte Windows peut déchiffrer les données
• Lors d'un changement d'appareil, vous devez utiliser une sauvegarde

Le chiffrement s'effectue de manière transparente en arrière-plan et ne nécessite aucune configuration manuelle.

Sauvegarde des données

Protégez vos données:

• Créer une sauvegarde manuelle en appuyant sur un bouton
• Définir l'emplacement de sauvegarde (dossier local ou lecteur réseau)
• Restaurer une sauvegarde depuis un fichier
• Configurer un rappel automatique (hebdomadaire recommandé)

Remarque pour le mode cloud : La sauvegarde ne sécurise que votre copie locale de la base de données. Assurez-vous que la synchronisation avec le serveur est à jour avant d'effectuer une restauration.

Import de données

Transférez des données depuis d'autres systèmes:

• Importer des clients depuis un fichier CSV
• Importer des entrées de catalogue
• Transférer des données comptables

Un assistant vous guide dans le mappage des colonnes.

Réinitialiser les données

Si nécessaire, vous pouvez vider sélectivement des zones:

• Supprimer toutes les factures
• Supprimer tous les devis
• Réinitialiser la comptabilité
• Réinitialiser toutes les données

Chaque action nécessite une double confirmation pour protéger contre la perte accidentelle de données.

Journal des modifications

Sous Paramètres → Journal des modifications, vous trouverez un journal complet de toutes les modifications de données dans l’application. Cela sert aux exigences de conformité et de traçabilité complète.

Options de filtre disponibles :

Le tableau affiche par entrée : horodatage, utilisateur, type, ID, action et une description de la modification. 100 entrées sont affichées par page ; utilisez les boutons de navigation pour feuilleter.

Export et archivage :

• Export CSV — Exporte la vue filtrée sous forme de fichier CSV.
• Afficher l’archive — Bascule vers la vue des entrées archivées (plus de 10 ans).
• Archiver maintenant — Déplace toutes les entrées de plus de 10 ans dans l’archive à long terme. La zone de journal normale reste claire et gérable.

Webhooks

Les webhooks vous permettent de connecter HIVE à des systèmes externes. Lorsque certains événements se produisent, l'application envoie automatiquement une notification HTTP à votre serveur.

Configurer les webhooks :

1. Allez dans Paramètres → Système
2. Dans la section Webhooks :

• Webhooks actifs : Activez la fonction
• URL du webhook : Saisissez l'URL de réception (par ex. \https://mon-serveur.com/webhooks\)
• Événements : Sélectionnez les événements qui doivent déclencher des webhooks
• Secret (optionnel) : Pour la signature HMAC-SHA256 pour l'authentification

Événements disponibles :

Test du webhook : Le bouton « Envoyer un test » vous permet de vérifier que votre serveur reçoit correctement la requête.

Les webhooks sont envoyés en arrière-plan et ne bloquent jamais l'interface utilisateur.

Licence

Vous trouverez ici toutes les informations sur votre licence:

• Statut et type de licence actuels (Essai, Standard, Pro)
• Date de validité et jours restants
• Connecter un compte avec HIVE
• Entrer et activer la clé de licence
• Gérer l'abonnement et le mode de paiement