12. Paramètres

Les paramètres sont divisés en huit domaines principaux avec leurs sous-éléments respectifs. Lorsque le module Suivi du temps est actif, un domaine supplémentaire Suivi du temps apparaît.

Général

Langue

Choisissez entre Deutsch, English et Francais. Le changement prend effet immédiatement et affecte tous les menus, boîtes de dialogue et messages.

Mises à jour automatiques

Lorsque cette option est activée, l'application vérifie les nouvelles versions au démarrage. Vous serez averti lorsqu'une mise à jour est disponible et pourrez décider de l'installer ou non.

Statistiques d'utilisation

Vous pouvez envoyer des statistiques d'utilisation anonymes à INAT Solutions pour améliorer le logiciel. Aucune donnée personnelle, donnée client ou contenu de facture n'est transmis. Le bouton bascule se trouve dans la section Mises à jour.

Apparence

Basculez entre le design clair et sombre via l'icône soleil/lune dans la barre de titre (en haut à droite). Le design sombre est plus agréable pour les yeux lors d'un travail prolongé et est idéal pour les environnements de travail peu éclairés. Le thème change instantanément sans redémarrage.

Aide et introduction

Ici, vous pouvez redémarrer l'assistant de configuration, afficher les nouveautés de la version actuelle, ouvrir le glossaire d'aide ou afficher l'aperçu des raccourcis clavier. Vous pouvez aussi ouvrir le glossaire de manière contextuelle avec F1 ; l'aperçu des raccourcis est également disponible via Ctrl+/.

En relançant l'assistant de configuration, vous pouvez aussi changer le profil de démarrage. Le profil met à jour immédiatement les modules additionnels visibles et l'interface simplifiée.

Tant que le démarrage focalisé n'est pas terminé, la carte Premières étapes reste visible sur le tableau de bord. La quatrième étape ouvre directement la boîte de dialogue de sauvegarde depuis cette carte ou via le raccourci Ctrl+B.

Entreprise

Données de base

Toutes les informations qui apparaissent sur vos documents commerciaux:

Taxe sur la valeur ajoutée

Configurez vos paramètres TVA:

• Case à cocher pour activer l'assujettissement à la TVA
• Définir le taux standard (Suisse: 8.1%)
• Définir le taux réduit (Suisse: 2.6%)
• Activer le taux spécial si nécessaire (par ex., 3.8% pour l'hébergement)

Les taux sont proposés en sélection pour les factures et dans le catalogue.

Factures

Données de paiement QR

Pour des factures QR suisses correctes, vous avez besoin de:

Concepteur de documents

Ouvrez Paramètres → Mises en page des documents → Ouvrir le concepteur de documents. Il y a un seul design pour tous les documents : factures, devis et rappels utilisent le même style, le même logo et les mêmes couleurs. Le concepteur s'ouvre comme un studio spacieux : la barre d'icônes à gauche permet de basculer entre les quatre zones Design, Couleurs & police, Textes et Logo ; le grand aperçu en direct à droite offre le zoom et Ajuster. Dans la barre d'en-tête, basculez l'aperçu entre Facture, Devis et Rappel pour vérifier le design sur chaque type de document.

Design

• Choisissez parmi 22 modèles de style : Minimal ainsi que les 21 designs V2 Nova, Helvetic, Facet, Quartz, Atelier, Split, Minimal 2.0, Aurora, Bold, Wave, Terra, Bento, Ribbon, Duotone, Blob, Arch, Mesh, Poster, Ticket, Depth et Slate
• Chaque modèle apparaît sous forme de véritable mini-rendu d'une facture d'exemple — vous voyez immédiatement l'effet du design
• Utilisez le champ de recherche et les puces de catégories (Tous, Classique, Coloré, Organique, Typographique) pour filtrer le catalogue

Couleurs & police

• Sélecteur de couleur complet pour la couleur d'accent : surface de couleur et curseur de teinte, saisie hexadécimale directe, plus un dialogue pour les couleurs personnalisées (y compris une pipette d'écran)
• Couleurs en choix rapides et récemment utilisées pour les couleurs d'entreprise récurrentes ; Standard (du style) revient à la couleur d'accent choisie pour le design sélectionné
• Un indicateur de lisibilité avertit en cas de couleurs trop claires, et le schéma « Effet sur le document » montre en direct quels éléments (bandes, total héro, lignes de tableau et de somme) adoptent la couleur d'accent — les tons de texte et de papier restent fixes
• Sélectionnez la police via le menu déroulant « Police » — chaque entrée est rendue dans sa propre typographie afin de comparer directement les variantes Helvetica, Times et Courier

Les dix modèles les plus récents enrichissent le catalogue avec des styles de documents nettement différenciés :

Textes

• Enregistrez le texte d'en-tête et de pied de page (valables pour tous les documents)
• Introduction par type de document : utilisez le sélecteur dans le champ d'introduction pour gérer des textes d'introduction distincts pour les factures et les devis — les rappels utilisent automatiquement le texte des paramètres de relance
• Ajustez les textes supplémentaires et la microcopie de la facture

Logo

• Grille d'ancrage (3×3) : Un seul clic place le logo à l'une des neuf positions standard (haut-gauche, haut-centre, haut-droite, milieu-gauche, …, bas-droite). Le logo se cale sur le coin choisi avec une animation fluide.
• Glisser-déposer dans l'aperçu : Cliquez sur le logo directement dans l'aperçu, faites-le glisser à l'endroit souhaité et relâchez. Pendant le glissement, un contour fantôme discret apparaît comme repère.
• Avancé (repliable) : Sous « Avancé », vous trouverez des curseurs et des champs de saisie pour un ajustement au millimètre près de l'offset X/Y et de la taille du logo — idéal pour la navigation clavier et les valeurs exactes.

Enregistrer et annuler

• Enregistrer confirme la modification par une coche brève directement sur le bouton (plus de fenêtre contextuelle).
• Annuler les modifications restaure le dernier état enregistré — après une demande de confirmation pour éviter toute perte accidentelle.

Devis

Ajustements de mise en page

Les devis utilisent le même design de document que les factures — il n'y a plus d'éditeur de devis séparé. Dans le Concepteur de documents, vous gérez le texte d'introduction spécifique aux devis via le sélecteur de la zone Textes et vérifiez le résultat avec l'aperçu Devis.

En complément pour les devis :

• Période de validité par défaut en jours

Système de rappel

Configurer les frais

Ajustez les frais de rappel pour chaque niveau selon vos besoins:

De plus, vous pouvez formuler individuellement les textes de rappel pour chaque niveau.

Ces frais sont ajoutés au montant ouvert de la facture lors de la création d'un rappel et ne sont pas inclus dans les remises existantes par ligne ou sur le document.

Catalogue

Gestion

Ici, vous gérez la structure de votre catalogue de services:

• Créer, renommer et supprimer des catégories
• Définir le taux de TVA par défaut pour les nouvelles entrées
• Importer/exporter les données du catalogue (CSV)

Comptabilité

Gérer les catégories

Organisez votre comptabilité avec vos propres catégories:

Catégories de recettes: Ventes de produits, Services, Commissions, Autres recettes

Catégories de dépenses: Matériaux, Frais de personnel, Loyer, Assurances, Frais de véhicule, Fournitures de bureau, Marketing, Frais bancaires, Autres dépenses

Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des catégories (tant qu'aucune écriture n'est assignée).

Exporter les justificatifs

Exportez tous les justificatifs d'une période sélectionnée en archive ZIP. Idéal pour votre comptable ou votre déclaration fiscale.

Suivi du temps

Tant que le module Suivi du temps est actif, les paramètres affichent un domaine dédié Suivi du temps. Vous y définissez deux standards d'entreprise:

• Droit aux vacances par an (standard): S'applique à tous les employés sans droit aux vacances individuel (préréglage: 25 jours)
• Temps plein (100 %): Définit combien d'heures hebdomadaires correspondent à un taux d'occupation de 100 % (préréglage: 42 h, réglable de 1 à 80 h). Cette valeur sert de base à la conversion du taux d'occupation dans le dialogue employé

Application web: Dans l'application web HIVE, vous trouvez ces standards dans une section dédiée Suivi du temps de la catégorie Entreprise — également visible uniquement tant que le module est actif.

Système

Gestion des utilisateurs

Gérez l'accès à l'application:

• Créer de nouveaux utilisateurs avec leur propre mot de passe
• Modifier les mots de passe existants
• Désactiver ou supprimer des comptes utilisateurs

Désactiver / Activer un utilisateur

Pour révoquer temporairement l'accès d'un utilisateur sans supprimer le compte :

1. Accédez à Paramètres → Gestion des utilisateurs
2. Faites un clic droit sur l'utilisateur souhaité
3. Sélectionnez « Désactiver » dans le menu contextuel

L'utilisateur ne peut plus se connecter après la désactivation. Le compte et toutes les données associées sont entièrement conservés. Pour rétablir l'accès, répétez la procédure et sélectionnez « Activer ».

Remarque : Vous ne pouvez pas désactiver votre propre compte. Les utilisateurs désactivés ne reçoivent aucun message d'erreur spécifique lors de la tentative de connexion — il s'agit d'une mesure de sécurité contre l'énumération des comptes.

Réinitialisation du mot de passe

Si un utilisateur a oublié son mot de passe, le lien « Mot de passe oublié ? » est disponible dans la boîte de dialogue de connexion. Le processus se déroule en trois étapes :

1. Saisir le nom d’utilisateur — Entrez le nom d’utilisateur du compte.
2. Confirmer le code — Un code numérique à 6 chiffres est envoyé à l’adresse e-mail enregistrée de l’utilisateur. Le code est valable 15 minutes. Après 5 tentatives échouées, le processus est bloqué pendant 15 minutes.
3. Définir un nouveau mot de passe — Entrez un nouveau mot de passe d’au moins 8 caractères et confirmez-le.

Prérequis : L’utilisateur doit avoir une adresse e-mail valide enregistrée dans son profil. Le code de réinitialisation est envoyé via le service HIVE central ; aucune configuration SMTP locale ni connexion Outlook n’est nécessaire.

Expiration de session : Après 30 minutes sans activité du clavier ou de la souris, HIVE termine la session en cours pour des raisons de sécurité et réaffiche la boîte de dialogue de connexion. Les fenêtres de dialogue ouvertes sont alors fermées.

Inviter des utilisateurs (mode distant)

En mode distant, vous pouvez inviter de nouveaux utilisateurs par e-mail : Paramètres → Gestion des utilisateurs → Inviter un utilisateur. La personne invitée reçoit un lien d'invitation et définit son propre mot de passe à la première ouverture.

Authentification à deux facteurs (2FA, mode distant)

En mode distant, vous pouvez protéger votre compte avec une authentification à deux facteurs (TOTP). La gestion se trouve sous Paramètres → Gestion des utilisateurs → Gérer la 2FA :

1. Installer une application d'authentification — p.ex. Google Authenticator, Microsoft Authenticator ou Authy (gratuit sur l'App Store / Google Play)
2. Confirmer avec le mot de passe du compte — un code QR apparaît ensuite
3. Scanner le code QR et saisir le code à 6 chiffres affiché — terminé
4. Sauvegarder les codes de récupération — ils ne sont affichés qu'une seule fois. Conservez-les en lieu sûr (p.ex. gestionnaire de mots de passe ou impression)

Après l'activation, HIVE demande à chaque connexion, en plus du mot de passe, un code à 6 chiffres de votre application d'authentification. Si vous n'avez pas accès à l'application, vous pouvez utiliser à la place l'un de vos codes de récupération — chaque code ne fonctionne qu'une seule fois. La désactivation s'effectue au même endroit et nécessite également le mot de passe et un code.

Remarque : La 2FA s'applique à votre compte web HIVE et protège ainsi aussi bien la connexion dans l'application de bureau (mode distant) que la connexion à l'application web HIVE dans le navigateur.

Modules optionnels

Activez ou désactivez des domaines fonctionnels optionnels:

• Module Mandats pour les mandats, projets et rapports
• Module Véhicules pour la gestion des véhicules
• Module Stockage de pneus pour l'entrée/sortie et la planification saisonnière
• Module Suivi du temps pour l'enregistrement du temps de travail et la facturation des heures

Après activation, les nouvelles zones apparaissent dans la navigation.

Vous trouverez les standards d'entreprise pour le suivi du temps (droit aux vacances, temps plein) dans le domaine dédié Paramètres → Suivi du temps (voir plus haut).

Intégration calendrier

Connectez votre compte Microsoft pour la synchronisation Outlook. Les rendez-vous sont synchronisés de manière bidirectionnelle.

Envoi d'e-mails (SMTP)

Pour l'envoi direct d'e-mails sans Outlook, configurez:

Modèles d'e-mails

Créez des modèles réutilisables pour:

• Envoi de factures
• Envoi de devis
• Rappels de chaque niveau

Espaces réservés disponibles: {client}, {titre}, {no_facture}, {montant}, {date_echeance}

Base de données

Sous Paramètres → Base de données & Import, choisissez entre deux modes :

• Local : Toutes les données sont stockées chiffrées sur cet ordinateur, pas d'internet nécessaire
• Distant (HIVE Cloud) : Vous vous connectez avec votre compte HIVE (espace de travail, e-mail, mot de passe, code 2FA le cas échéant). Vos données sont stockées sur le serveur sécurisé HIVE — accès depuis plusieurs appareils et en plus via l'application web HIVE dans le navigateur

Le changement s'effectue via Gérer la connexion. En mode distant, l'application de bureau et l'application web travaillent sur les mêmes données.

Reprise des données (local ↔ espace de travail cloud)

Via Paramètres → Base de données & Import → Synchroniser, vous transférez l'ensemble de vos données entre la base locale et votre espace de travail cloud — y compris tous les justificatifs et documents :

• Upload (local → espace de travail cloud) : p.ex. lors du passage du mode local au mode distant. Vos données sont ensuite disponibles en mode distant et dans l'application web HIVE.
• Download (espace de travail cloud → local) : p.ex. lors du retour au mode local ou pour créer une copie de travail locale.

L'assistant fonctionne en deux étapes :

1. Aperçu : Vous voyez à l'avance quelles tables et combien de justificatifs seront transférés. Lors d'un upload, le serveur vérifie en plus si l'espace de stockage de votre plan et les sièges utilisateurs suffisent — ce n'est qu'ensuite que quelque chose est modifié.
2. Reprise : Après votre confirmation explicite, la cible est entièrement remplacée par les données transférées. Une sauvegarde est créée automatiquement au préalable.

Important : La reprise est un remplacement complet, pas une fusion. Vérifiez l'aperçu avant de confirmer. Les comptes utilisateurs de votre espace de travail restent intacts lors d'un upload.

Justificatifs : Les justificatifs comptent dans l'espace de stockage de votre plan (p.ex. 500 Mo en Starter, 2 Go en Plus, 5 Go en Pro). Si l'espace ne suffit pas, l'aperçu affiche un message correspondant. Les valeurs binaires intégrées comme le logo de l'entreprise doivent être téléversées à nouveau une fois dans l'espace de travail après l'upload.

Chiffrement de la base de données

HIVE chiffre automatiquement votre base de données SQLite locale avec AES-256-GCM. La clé de chiffrement est protégée par Windows DPAPI et liée à votre compte utilisateur Windows. Cela signifie:

• Vos données sont chiffrées sur le disque
• Seul votre compte Windows peut déchiffrer les données
• Lors d'un changement d'appareil, vous avez besoin d'une sauvegarde et du fichier de clé exporté (voir Sauvegarde de la clé)

Le chiffrement s'effectue de manière transparente en arrière-plan et ne nécessite aucune configuration manuelle.

Sauvegarde des données

Protégez vos données:

• Créer une sauvegarde manuelle en appuyant sur un bouton (Ctrl+B)
• Une sauvegarde initiale est créée automatiquement lors du premier login
• Sauvegarde automatique tous les 7 jours (activable)
• Définir l'emplacement de sauvegarde (dossier local ou lecteur réseau)
• Restaurer une sauvegarde depuis un fichier
• Configurer un rappel automatique (hebdomadaire recommandé)

Sauvegarde cloud (mode distant) : En mode distant, une sauvegarde protège vos données cloud : HIVE télécharge l'ensemble des données de votre espace de travail (justificatifs inclus) de manière chiffrée et l'enregistre comme fichier de sauvegarde. La restauration renvoie une sauvegarde cloud vers le serveur et y remplace - après un aperçu et une double confirmation - TOUTES les données (rôle administrateur requis, limite de téléversement de 1 Go). Une sauvegarde cloud appartient toujours à un seul espace de travail et ne peut pas être restaurée dans un autre.

Sauvegarde de la clé : Les sauvegardes sont chiffrées avec une clé liée à l'appareil. Dans la boîte de dialogue de sauvegarde, utilisez Sauvegarde de la clé pour exporter un fichier de clé de récupération protégé par phrase secrète (.inatkey) - c'est le seul moyen de lire vos sauvegardes sur un nouvel appareil après une perte du PC ou une réinstallation. Conservez le fichier et la phrase secrète séparément et en lieu sûr.

Import de données

Transférez des données depuis d'autres systèmes:

• Importer des clients depuis un fichier CSV
• Importer des entrées de catalogue
• Transférer des données comptables

Un assistant vous guide dans le mappage des colonnes.

Réinitialiser les données

Si nécessaire, vous pouvez vider sélectivement des zones:

• Supprimer toutes les factures
• Supprimer tous les devis
• Réinitialiser la comptabilité
• Réinitialiser toutes les données

Chaque action nécessite une double confirmation pour protéger contre la perte accidentelle de données.

Journal des modifications

Sous Paramètres → Journal des modifications, vous trouverez un journal complet de toutes les modifications de données dans l’application. Cela sert aux exigences de conformité et de traçabilité complète.

Options de filtre disponibles :

Le tableau affiche par entrée : horodatage, utilisateur, type, ID, action et une description de la modification. 100 entrées sont affichées par page ; utilisez les boutons de navigation pour feuilleter.

Export et archivage :

• Export CSV — Exporte la vue filtrée sous forme de fichier CSV.
• Archiver… — Sélectionne une période, crée un fichier ZIP avec CSV et somme de contrôle, vérifie l’export puis supprime exactement ces entrées exportées de la base de données.
• Stockage local — En utilisation SQLite locale, l’espace est libéré après la suppression réussie. En mode web/remote, l’archivage utilise un instantané côté serveur afin que seules les entrées exportées soient supprimées.

Webhooks

Les webhooks vous permettent de connecter HIVE à des systèmes externes. Lorsque certains événements se produisent, l'application envoie automatiquement une notification HTTP à votre serveur.

Configurer les webhooks :

1. Allez dans Paramètres → Système
2. Dans la section Webhooks :

• Webhooks actifs : Activez la fonction
• URL du webhook : Saisissez l'URL de réception (par ex. \https://mon-serveur.com/webhooks\)
• Événements : Sélectionnez les événements qui doivent déclencher des webhooks
• Secret (optionnel) : Pour la signature HMAC-SHA256 pour l'authentification

Événements disponibles :

Test du webhook : Le bouton « Envoyer un test » vous permet de vérifier que votre serveur reçoit correctement la requête.

Les webhooks sont envoyés en arrière-plan et ne bloquent jamais l'interface utilisateur.

Licence

Vous trouverez ici toutes les informations sur votre licence:

• Statut de licence actuel et plan (Starter, Plus ou Pro — ou Standalone pour l'utilisation bureau pure sans cloud)
• Date de validité et jours restants
• Connecter un compte avec HIVE
• Entrer et activer la clé de licence
• Gérer l'abonnement et le mode de paiement

Période d'essai et renouvellement

• Les nouveaux comptes commencent avec une période d'essai gratuite de 45 jours avec toutes les fonctionnalités
• Les abonnements annuels correspondent à 10 mensualités — deux mois offerts
• Si un abonnement a expiré, la connexion reste possible : ouvrez Paramètres → Abonnement & Paiement pour renouveler l'abonnement via le portail de paiement. Vos données restent entièrement conservées